No Image

Штамп входящий номер с датой

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Размер оттиска: 38 х 14 мм
Оснастка: GRM
Штемпельная подушка: сменная
Цвет чернил: синий
Производство: Россия

Штамп "Входящий №" применяется для регистрации входящих документов (например, заявлений).

Штампы GRM

При создании серий автоматических оснасток «GRM» используются современный дизайн и новейшие пластики самого высокого качества. Сборка продукции «GRM» производится на заводе пластмассовых деталей Shanghai Jipushen Office Articles Co.(Шанхай). Модели оснащены подушками из долговечного штемпельного материала производства Швейцарии и заправлены краской Noris-Color GmbH (Германия).

В вопросе отражается правильное понимание делопроизводственной ситуации, поскольку каждая отметка на документе отражает ту или иную операцию с ним. Штамп с отметкой о приеме использовать можно. И сейчас объясним почему.

Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила), которые являются нормативным правовым актом в области делопроизводства и обязательны для федеральных органов и их территориальных организаций, органов местного самоуправления. Требования Правил соблюдают и многие коммерческие организации, т.к. они стараются осваивать общегосударственную практику работы с документами, а не «изобретать велосипед».

Правила предусматривают, что «регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации» (п. 16), т.е. нормативно закрепляется возможность разделения во времени совершенно самостоятельных делопроизводственных операций:

  • приема и первичной обработки документов (п. 14) и
  • их регистрации.

Если речь идет о технологии работы с обращениями граждан, то рекомендуем руководствоваться ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ), в соответствии с которой «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления».

Такой подход закреплен и в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Обратите внимание на ее п. 5.19, который содержит фактический ответ на заданный вопрос: «регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения».

Читайте также:  Длительный срок это сколько

Как вы и просили, мы дали ссылки на действующие нормативные акты (более высокого уровня, чем ГОСТ Р 7.0.97-2016), они обосновывают использование вами штампа о поступлении документа без входящего регистрационного номера. А замеченная вами формулировка в п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016 пусть не смущает – там описан один из возможных вариантов оформления отметки, отражающей сразу 2 делопроизводственные операции, когда они осуществляются одновременно (ведь такое тоже возможно). Кстати, п. 5.27 еще и не включает в состав такой отметки наименование организации-получателя документа (а делать так нельзя), зато в качестве факультативных сведений называет время получения документа. Убедитесь сами:

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Правильные нормы обработки и регистрации обращений граждан рекомендуем закрепить в своем локальном нормативном акте (например, в общей Инструкции по делопроизводству, но лучше в специальной Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан), где четко установить:

  • правила приема заявлений и
  • обязательность проставления отметки о поступлении (получении, приеме):
  • на оригинале заявления, который будет исполняться и формироваться в дела организации, а также
  • на копии заявления, которая остается на руках у гражданина.

При беседе с гражданами легко будет ссылаться на вашу специальную Инструкцию, которая разработана в соответствии с требованиями Закона № 59-ФЗ. Часть этой Инструкции, касающуюся порядка приема заявлений и обращений граждан, рекомендуем опубликовать на официальном сайте организации.

Юридический смысл проставления отметки о поступлении (получении, приеме) документа в организацию заключается в том, что организация, которой адресован документ (фигурирует в реквизите «адресат»), его получила, берет за него ответственность, в т.ч. юридическую. Если количество поступающих документов превышает 100 в год, то для проставления отметки о поступлении целесообразно применять штамп с наименованием организации и датором. Типовое слово «получено» (либо «получен», «поступило», «поступил») является факультативным, но для граждан оно имеет существенное значение, поскольку обозначает произведенное действие, которое воспринимается как юридически значимый факт, как доказательство. Поэтому совершенно правильно применять штамп для проставления отметки о поступлении документа по следующей форме:

  • как в Примере 1, где оформлено сокращенное наименование организации, установленное ее уставом (постоянная часть штампа), а дата проставляется механическим датором, встроенным в типовую оснастку штампа, или
  • как в Примере 2, где еще добавляется название операции, осуществление которой данный штамп свидетельствует, – «ПОЛУЧЕНО» или «ПОСТУПИЛО».
Читайте также:  Как сверить номер двигателя

Отметка о поступлении документа в организацию

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Как правильно зарегистрировать входящий документ, где именно ставить входящий номер и дату?

Ответ

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).

В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Читайте также:  Обязанности гибдд при дтп

При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении, которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).

ООО «Лотос»

Вх. № 348 «23» июля 2011 г.

ООО «Лотос»

«23» июля 2011 г. вх. № 348/05-03

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?

Секретарь, г. Тамбов

Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с.

3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector