No Image

Как оформить перерасход гсм

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля. Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива. Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу. Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос неоднозначный.

Еще несколько лет назад чиновники утверждали, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письмо Минфина России и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Также представители этого ведомства настаивали: если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать свой лимит и использовать его для списания ГСМ в затраты (письмо от 10.06.11 № 03-03-06/4/67).

Однако в Налоговом кодексе подобное правло отсутствует. Поэтому многие компании не придерживались никаких норм, и уменьшали налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина. Такой подход поддерживали судьи (определение ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.09 № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).

Позже чиновники согласились, что применять установленные нормы хоть и желательно, но не обязательно (см., например, письмо Минфина Россииот 27.01.14 № 03-03-06/1/2875; «Налогоплательщики не обязаны нормировать затраты на бензин для служебного транспорта»). Таким образом, на сегодняшний день компании могут беспрепятственно учитывать топливо не по нормативам, а исходя из фактического расхода. Единственное, чего делать не следует, так это игнорировать лимиты, разработанные самой же организацией. Судьи считают, что раз компания утвердила норматив, она обязана им руководствоваться, в противном случае ее ждет штраф (постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.15 № А53-24671/2014).

Добавим, что налогоплательщикам, которые все же решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Как рассчитать собственный норматив

Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.

Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль. Такой подход соответствует позиции Минтранса России (см. « Изменились правила определения норм расхода ГСМ для легковых автомобилей »).

Второй способ — создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

Как провести инвентаризацию ГСМ

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.

Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.

Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Читайте также:  Понятие сделки и договора

Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Системы спутниковой навигации

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).

Как учесть топливо, полученное вместе с автомобилем

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.

Как учесть топливо в баке проданного автомобиля

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.

При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

ГСМ в баке арендованной машины

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

За время работы, каждый водитель находил в своей жировке в разделе удержания строку пережог топлива. Имеет ли право работодатель удерживать из заработной платы водителя денежные средства за так называемый пережог, то есть перерасход топлива свыше установленного норматива? Давайте разберемся.

Основополагающим документом, регулирующим нормы расходования топлива для подвижного состава, является Распоряжение Министерства Транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 года №АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее – МР – Методические рекомендации). Данное распоряжение издано на основе Постановления Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 №395 «Об утверждении положения о Министерстве транспорта Российской Федерации» и Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 24.06.2003 №153 «Об утверждении Инструкции по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте».

Документом, регламентирующим порядок удержания денежных средств из заработной платы работника, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Читайте также:  Как доказать факт иждивения

Так, исходя из смысла п. 3 Методических рекомендаций, предприятие, эксплуатирующее транспортные средства, должно использовать нормы расхода топлива для расчета нормативного значения расхода по месту потребления, который должен быть отражен в соответствующем документе – Приказе или Распоряжении по предприятию.

Нужно отметить, что при нормировании расхода топлива различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы (как правило оно указывается в паспорте транспортного средства или инструкции по эксплуатации), и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. Методические рекомендации содержат большой перечень повышающих коэффициентов и надбавок, которые должны быть учтены при расчете нормативного значения расхода топлива. Например, п. 5 МР устанавливает повышающий коэффициент при эксплуатации транспортного средства в зимнее время, на дорогах общего пользования со сложным планом, в городах с большой численностью населения, при выполнении работы, требующей частых остановок, связанной с посадкой и высадкой пассажиров и д.р.

Из сказанного можно сделать вывод, что при определении нормы расхода топлива, работодатель обязан учитывать условия и характер работы транспортного средства. В данном случае речь идет о линейном подвижном составе (автобусы) ГУП «Мосгортранс». Есть основания пологать, что расчеты по определению нормативного потребления топлива в ГУП «Мосгортранс» не проводились, а если и проводились, то не правильно, без учета повышающих коэффициентов. ГУП «Мосгортранс» эксплуатирует подвижной состав в городе Москва, со сложной дорожной инфраструктурой и большим пассажиропотоком, что не может не сказываться на расходе топлива.

Также, общеизвестным фактом является то, что водители постоянно жалуются на неисправность транспортных средств, на которых им приходится работать. Их слова подтверждаются и результатами проведенных проверок. В полученном письме Центрального управления государственного автодорожного надзора по городу Москве от 22.06.2017 года указано более 50 нарушений, связанных с техническим состоянием транспортных средств. Неисправные системы двигателя также неизбежно увеличивают расход топлива.

Помимо выше перечисленного, на предприятии, осуществляющем перевозку пассажиров регулярными маршрутами, должны составляться карты или паспорта маршрутов с указанием протяженности, количества остановок, пассажиропотока и др. Что позволит более точно рассчитать нормативное потребление топлива.

При взыскании денежных средств с работника за перерасход топлива работодатель обязан руководствоваться следующим. Поскольку перерасход топлива представляет для предприятия материальный ущерб, то подлежит применению гл. 39 Трудового кодекса Российской Федерации.

Одно из основных условий привлечения работника к материальной ответственности – наличие его вины. Поэтому, до принятия решения об удержании с работника денежных средств, предприятие должно провести внутренне расследование и документально подтвердить прямой действительный ущерб. При этом необходимо учитывать правильность расчета нормативного потребления топлива, о котором шла речь выше, техническое состояние транспортного средства, наличие приборов контроля и учета и их исправность. В соответствии со ст. 247 ТК РФ при обнаружении перерасхода топлива с работника необходимо затребовать объяснения, при чем это не должно быть формальностью. Доводы обязательно должны быть проверены и оценены. Учитывая сложную дорожную ситуацию в городе Москве, водитель может несколько часов простоять в пробке. В таком случае его вина отсутствует, поскольку перерасход явился следствием обстоятельств непреодолимой силы. Но в ГУП «Мосгортранс» порядок получения объяснений с водителей не соблюдается, запрос осуществляется в устной форме и носит формальный характер, изложенные обстоятельства не проверяются.

ГУП «Мосгортранс» со всеми водителями заключает договор о полной материальной ответственности, что противоречит положениям ст. 242 и ст. 243 ТК РФ. Также, в соответствии со ст. 244 ТК РФ полная материальная ответственность распространяется только на вверенное работнику имущество. Топливо не является таковым, поскольку не вверяется водителю, а лишь служит средством исполнения трудовых обязанностей. Таким образом, отсылка работодателем к договорам о полной материальной ответственности водителя при удержании денежных средств за перерасход топлива является незаконной.

Ну и дополнить картину картину хотелось бы письмом Министерства финансов России от 15.03.2005 № 03-03-02-04/1/67 и письмом УМНС России по г. Москве от 23.09.2002 № 26-12/44873. В этих письмах указывается, что при определении норм расхода топлива предприятие может уменьшить налогооблагаемую базу, списав данные расходы. Налоговый кодекс Российской Федерации не ограничивает расходы на топливо и горюче-смазочные материалы какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны предприятия. Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

Ответ на поставленный в начале вопрос однозначный. Нет! Работодатель не имеет права вычитать из заработной платы водителя денежные средства за пережог топлива, если не докажет прямой действительный ущерб. Например, если был факт хищения.

Что делать, если в расчетном листе вы обнаружили строку с вычетом за пережог? Незамедлительно обратиться к работодателю в письменной форме с просьбой объяснить почему денежные средства удержаны без Вашего согласия, и что легло в основу выводов о виновности в перерасходе топлива (проводилось ли расследование). А также указать работодателю на его нарушения, в частности на то, что Вас не ознакомили надлежащим образом с локальными нормативными актами регламентирующими нормы расхода топлива, а также обратить внимание на состояние транспортного средства на котором был пережог.

Читайте также:  Как получать доход в валюте

И конечно, вы можете в любой момент обратиться к нам. Мы подробным образом расскажем о ваших правах и как их защитить.

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

    В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  6. Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  7. В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
  8. Комментировать
    0 просмотров
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Это интересно
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    Adblock detector