No Image

Ошибки в документах примеры

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объема документов. Факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден документально, таким образом можно утверждать, что первичная документация составляет основу ведения бухгалтерского учета.

Действующее законодательство предъявляет ряд требований к ведению документооборота. В частности, Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определен состав обязательных реквизитов «первички» и общий порядок ее оформления. Требования нормативных актов подробно рассмотрены на странице первичные учетные документы.

Следует отметить, что с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение альбомов унифицированных форм, установленных постановлениями Госкомстата РФ, становится необязательным.

Соответственно, все формы первичных документов, применяемые экономическими субъектами с 1 января 2013 года, формально не считаются унифицированными. Поэтому в случае, когда организация предполагает и далее использовать формы, которые ранее были включены в соответствующие альбомы, целесообразно утвердить их приказом руководителя и привести в приложении к учетной политике.

Кроме того, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года № 106н, установлена необходимость разработки графика документооборота. Наличие данного документа позволяет контролировать движение документации между исполнителями от момента составления до передачи в архив, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Обширная практика налоговых и аудиторских проверок свидетельствует о наличии систематических ошибок, которые допускаются бухгалтерами, заполняющими первичные документы.

Выявление подобных нарушений практически всегда влечет возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчетности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию.

Типовые замечания, предъявляемые при проверках, зачастую связаны со следующими обстоятельствами.

Отсутствие первичного документа

При установлении налоговым органом фактов отсутствия первичных учетных документов к организации могут быть применены санкции, установленные статьей 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение порядка ведения учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.

Действительно, отражение в учете расхода, не подтвержденного документально, является нарушением как бухгалтерского законодательства, так и требований ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме затраты должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль только тогда, когда первичные документы заполнены корректно. Организации могут отказать в праве на применение вычета по НДС, поскольку факт расхода документально не оформлен.

Кроме того, не представляется возможным подтвердить правомерность оприходования ценностей в бухгалтерском учете, а также отсутствуют основания для принятия их материально-ответственными лицами под материальную ответственность.

Отсутствие документов на получение выручки может свидетельствовать о занижении экономическим субъектом налогооблагаемого дохода, что также влечет штрафные санкции.

Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий или ксерокопий документов, необходимо обеспечить надлежащий внутренний контроль учета первичной документации. Целесообразно проводить периодические проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому документообороту.

Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.). В этом случае руководитель предприятия должен провести проверку и принять меры по восстановлению такой документации. При необходимости он может обратиться за помощью к службе безопасности офисного здания, пожарного надзора или следственным органам. Результаты проведенной проверки необходимо оформить актом.

Оформление первичного документа в электронном виде

Широко применяемые на практике бухгалтерские программы создают первичные документы в автоматическом режиме при формировании соответствующих проводок. Зачастую во избежание значительного документооборота бухгалтеры не распечатывают электронные документы.

Необходимо иметь в виду, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, в качестве обязательного реквизита первичного документа.

Действующее законодательство не исключает принятие к учету документации, оформленной с помощью компьютерной техники, в единственном случае – только при ее подписании с использованием квалифицированной электронной подписи с учетом требований Федерального закона от 06.04.2011 года № 64-ФЗ «Об электронной подписи». Такая подпись соответствует собственноручной.

Если электронная подпись экономическим субъектом не используется, хранение первичных документов только на машинных носителях может быть приравнено к их отсутствию.

Факсимильная подпись первичных документов

Как указывалось выше, Федеральный закон о бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что действующее российское законодательство не допускает оформления бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной подписи.

Порядок подписания счетов-фактур

Особое внимание следует обратить на порядок подписания счетов-фактур. Ведь на основании данного документа экономические субъекты реализуют право на возмещение НДС из бюджета.

Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать сомнения в достоверности подписей должностных лиц.

Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его подписания.

Читайте также:  Проверить кбк онлайн 2018

Также аналогом собственноручной подписи можно оформлять документы, не влекущие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления).

Первичные документы и признаки их фальсификации

Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности документа.

Подозрения о недостоверности документации могут возникнуть в следующих случаях:

– при наличии орфографических и арифметических ошибок;

– при очевидном механическом воздействии на документ (например: при искусственном состаривании, стирании части текста);

– при дописывании текста документа;

– при различии цвета и качества листов одного документа;

– при наличии записей, написанных карандашом.

Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.

Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их оформленными ненадлежащим образом. Как следствие, организации будет отказано в возмещении НДС и уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.

Исправление ошибок в первичных документах

По общему правилу, если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного показателя.

При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки не допустимы.

Указанные правила не распространяются на кассовые документы. Исправление данной документации запрещено законодательством. При допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется новый.

В дополнение к замечаниям, предъявляемым к кассовым документам, следует отметить отсутствие даты получения денежных средств, подписи получателя, размера денежных средств, указанного прописью от руки в расходном кассовом ордере. В таком случае сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Другие распространенные ошибки в первичном документе

Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо предусматривает состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в любом первичном документе.

Выше мы рассматривали последствия отсутствия собственноручной подписи. Кроме этого привлечь внимание налоговых органов могут следующие распространенные ошибки:

  • отсутствие даты составления документа;
  • некорректное указание наименования организации;
  • отсутствие расшифровки факта хозяйственной деятельности;
  • применение нетиповой и неутвержденной приказом формы документа;
  • подписание документа неуполномоченным лицом и другие.

ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ: НАРУШЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Так, согласно статье 120 НК РФ данное обстоятельство может повлечь за собой финансовые санкции в сумме от 10 000 до 30 000 рублей. Если инспектором будет доказано, что налоговая база была занижена, взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога проверяемого периода, но не менее 40 000 рублей.

Изготовление и использование поддельных документов влечет административную и уголовную ответственность.

Компания, изготавливающая и распространяющая поддельные бланки, печати и штампы, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 рублей с конфискацией орудий совершения правонарушения на основании статьи 19.23 КоАП РФ.

Кроме того, согласно части 3 статьи 327 УК РФ использование заведомо подложного документа в зависимости от тяжести преступления наказывается:

– штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;

– либо обязательными работами на срок до 480 часов;

– либо исправительными работами на срок до двух лет;

– либо арестом на срок до шести месяцев.

Обратите внимание: по мере выхода и вступления в силу изменений законодательства Российской Федерации часть информации, которая приведена на этой странице, может оказаться устаревшей и не подлежащей применению.

За консультацией по вопросам: ошибки в бухгалтерских документах (причины, обнаружение и исправление) , подготовки приложения к учетной политике «Первичные документы», учитывающей все индивидуальные особенности вашего бизнеса и другим, Вы можете обратиться к специалистам нашей компании по телефонам в Москве: +7 (495) 795-85-39, +7 (903) 713-67-52.

Бланк

К сожалению, далеко не всегда необходимые требования соблюдаются авторами писем, в частности, не учитываются:

  • поля;
  • границы зон расположения реквизитов.

Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм левое;
  • 10 мм правое;
  • 20 мм верхнее;
  • 20 мм нижнее.

Их соблюдение позволит получателю поставить на документе отметки о поступлении документа в организацию, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, резолюции, визы, а также разместить комментарии, уточнения, ссылки на тематически связанные с данным письмом документы и иные пометки, необходимые для удобства в работе.

Широкое левое поле позволит подшить письмо в папку-скоросшиватель, не повредив текст. Поэтому, если вы распечатываете документ на обеих сторонах бланка, то на обороте листа широким следует сделать правое поле.

Читайте также:  Иск к страховой подсудность

Помните, что реквизит «адресат» размещают в правой части листа на одном уровне с наименованием организации-отправителя. Бывает, что наименование адресата располагается значительно выше, почти на верхнем поле документа, или «накладывается» на соседние реквизиты и тем самым затрудняет их прочтение. Во избежание подобных случаев при распечатке письма следует аккуратно подогнать реквизиты под разметку бланка (на бланке еще при его изготовлении в типографии могут быть отмечены границы расположения адресата, заголовка к тексту, текста документа).

Отдельно следует затронуть вопрос использования различных шрифтов в оформлении письма. Нередко реквизит «адресат» выделяют курсивом, крупным или фигурным шрифтом. Между тем в дополнительном акцентировании здесь нет необходимости. Ведь адресат традиционно располагают обособлено от остальных реквизитов.

Отметки

Нередко авторы письма используют различные отметки, которые, так или иначе, ограничивают доступ к документу, например:

  • «для служебного пользования»;
  • «конфиденциально»;
  • «лично».

Последнюю надпись традиционно используют в случаях, когда направляются:

  • документы личного характера (например, партнер присылает сотруднику организации фотографии, сделанные во время деловой встречи, семинара);
  • служебные документы (например, корреспондент направляет уточненные сведения или страницы для замены в ранее присланном документе непосредственному исполнителю в организации-получателе.).

Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:

  • она ставится не на конверте, а на самом документе, что делает ее бесполезной. Подчеркнем, что отметку «лично» надо делать на конверте письма, содержащего конфиденциальную информацию, при этом указав:
  • точное наименование подразделения, где работает адресат,
  • его инициалы и фамилию.

В таком случае конверт передадут адресату не вскрывая;

  • в конверте с надписью «лично» направляют служебные документы, подлежащие учету.

Финансовый отдел регионального представительства крупной компании направляет в центральный офис свое штатное расписание. К документу составляют сопроводительное письмо, оформленное на бланке с соблюдением всех правил, в том числе с присвоением регистрационного номера. Исполнитель знает, кто в центральном офисе занимается вопросами штатного расписания, и потому запечатывает документ в конверт с отметкой «А.Б. Иванову лично» и передает в экспедицию для отправки. В центральном офисе конверт передают адресату — А.Б. Иванову через журнал нерегистрируемой корреспонденции. А.Б. Иванов вскрывает конверт, обнаруживает в нем служебный документ и возвращает его в службу ДОУ для регистрации.

Получается, что письмо было учтено дважды и на его обработку было затрачено больше времени, чем если бы отметка «лично» на нем отсутствовала. Более того, в региональном представительстве не осталось подтверждения об отправке штатного расписания, так как в описи экспедиции обозначен конверт, предназначающийся А.Б. Иванову «лично».

В описываемом случае не было необходимости в оформлении конверта с надписью «лично». Достаточно было указать фамилию сотрудника на сопроводительном письме в реквизите «адресат», чтобы документ передали ему напрямую.

Иногда отметки используют для привлечения внимания к вопросу, затронутому в письме, желая показать его значимость для отправителя. И здесь важно быть абсолютно уверенным в том, что получатель вас правильно поймет.

Может случиться так, что добавленная «для солидности» отметка окажется, например, реквизитом секретного делопроизводства. Отправитель рассчитывал на скорое рассмотрение письма, а достиг прямо противоположного результата — оно «застряло» на этапе первичной обработки до выяснения значения отметки и правомерности ее использования.

Кроме того, ненормативная отметка может стать причиной отказа в приеме письма получателем.

На ошибках учатся!

В первой части статьи (опубликованной в № 11 за 2005 г.) мы подробно рассмотрели типичные ошибки в оформлении отдельных реквизитов письма. Но зачастую в одном документе можно найти не одно, не два, а целый букет серьезных нарушений, которые способны существенно повлиять на прохождение письма в организации-получателе, значительно задержать решение вопроса. Давайте рассмотрим и проанализируем допущенные ошибки на примере конкретного письма:

Проанализируем оформление данного шедевра:

1. Первое, на что обращаешь внимание, — цитата из Уголовного кодекса в правом верхнем углу документа. Грозность этой фразы смягчает ошибка в слове «информацию». Стоит отметить, что на бланке письма не должно быть каких-либо неустановленных отметок, отвлекающих внимание от самого документа.

2. Указан неполный адрес в реквизите «справочные данные об организации»: только фактическое местонахождение офиса организации. Это вызывает удивление автора статьи — грозные адвокаты должны знать, что суды всю свою корреспонденцию направляют простой или заказной почтой даже в государственные организации. А разыскивать офис негосударственной фирмы они точно не станут. Поэтому здесь должен быть указан полный почтовый адрес с индексом, по которому организация зарегистрирована в почтовом отделении.

3. Указан вид документа — адвокатский запрос. Как мы уже знаем, вид документа на письме не указывают. А может быть, это заголовок? Но в таком случае этот реквизит следует разместить слева над текстом письма. При этом заголовок должен передавать основную мысль текста.

4. Адресат указан в довольно непривычном месте — под заголовком. Ведь на его традиционном месте исполнитель поместил грозную цитату из Уголовного кодекса и для важного реквизита — адресата — просто не осталось места!

5. Дата документа указана дважды. Второй раз — ниже текста, на месте указания должности лица, подписавшего документ.

Читайте также:  Депортация грузин из россии

6. Оформление реквизита «подпись» вообще не подчиняется никаким требованиям. Наименование должности подписавшего указано вместе с фамилией.

7. Печать должна захватывать реквизит «подпись». В ГОСТе об этом не сказано. Но кроме ГОСТа существует здравый смысл. Такой оттиск легко скопировать и поместить на макет другого документа. А потом отправить по факсу или передать отсканированное и отредактированное изображение по электронной почте, выдавая за подлинный документ. Никаких специальных программ по обработке изображений или особых навыков для этого не требуется.

8. И самое главное. Посмотрите на документ и скажите — кто автор? Среди претендентов три организации, расположенные в разных городах, и даже в разных регионах:

  • РОО «Объединение частнопрактикующих адвокатов», город Москва, согласно реквизиту «наименование организации»;
  • Ростовская областная палата адвокатов, согласно реквизиту «подпись»;
  • Адвокатское бюро № 1 город Волгодонск, согласно оттиску печати.

Более того, ответ просят выдать на руки физическому лицу, о котором известны лишь его фамилия, имя и отчество. Получателю необходимо знать, является ли Валентина Васильевна Мылкова сотрудником «Объединения частнопрактикующих адвокатов» или их официальным представителем. В этих случаях необходимо указать номер ее служебного удостоверения или учетные данные доверенности. В противном случае В.В. Мылкова не сможет забрать ответ, так как это будет неправомерно. Ведь нет достоверного подтверждения того, что она является законным представителем автора запроса. В связи с вышеизложенным, остается неясным, кому именно должностные лица организации-получателя обязаны предоставить информацию?

Учитывая наличие вышеозначенных ошибок, получатель такого письма вправе оставить его без внимания.

А теперь приведем образец правильного оформления проанализированного нами письма.

Мы удалим все лишние элементы:

  • цитату в правом верхнем углу листа,
  • наименование вида документа и
  • дату документа, продублированную под текстом.

Оттиск печати в данном случае также не является обязательным — письмо оформлено на бланке и не затрагивает вопросы, для которых требуется дополнительное утверждение полномочий должностного лица.

Объем текста не превышает один абзац, а значит, нет необходимости в составлении заголовка.

Так как документ оформлен на бланке, в реквизите «подпись» должность подписавшего укажем кратко.

Теперь, посмотрев на документ, получатель сразу поймет, кто его автор и куда следует направить ответ. О его передаче представителю организации-автора запроса допускается договориться с исполнителем в организации-получателе устно, по телефону. Если представитель организации приезжает за запросом, то он должен иметь при себе доверенность, в которой будут указаны его паспортные данные, и документ, удостоверяющий личность.

О.В. Крестникова
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

защита прав в суде без адвоката

ошибки в документе

Ошибки в документе , предоставляющем определенные права, ведет к невозможности ими пользоваться. Установление судом факта принадлежности правоустанавливающего документа позволяет устранить последствия ошибки в документе.

Распространенная ситуация, когда гражданин обращается в Пенсионный фонд за назначением пенсии и выясняется, что в написании его фамилии, имя или отчества, либо в дате рождения допущена ошибка. Ошибки в написании установочных данных на гражданина допускаются в правоустанавливающих документах на объекты недвижимости, дипломы, завещаниях, сберегательных книжках распространённое явление.

Одним из основных и менее затратных во всех отношениях способов устранения ошибки в документе является установление факта принадлежности правоустанавливающего документа судом.

Гражданские дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа рассматриваются судом в порядке особого судопроизводства.

Прежде чем обратиться в суд с заявлением об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа в суд, необходимо предпринять попытки исправить ошибки в документе во внесудебном порядке. И только если исправить ошибки в документе иным образом нельзя можно обращаться в суд.

В заявлении об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа должно быть указано для чего заявителю нужно установить этот факт, указаны доказательства невозможности устранить ошибки в документе иным путем, Например, если устанавливается факт принадлежности трудовой книжки, в трудовой книжке указывается, что установление факта необходимо для назначения пенсии. Если устанавливается факт принадлежности завещания, в заявлении указывается, что факт устанавливается для оформления наследства.

В качестве заинтересованного лица в заявлении об установлении факта принадлежности указываются лица, которые могут быть, как то заинтересованы в существе судебного решения. При установлении факта принадлежности трудовой книжки для оформления пенсии заинтересованным лицом указывается Пенсионный фонд. При установлении факта принадлежности завещания заинтересованным лицом указываются наследники по закону.

К заявлению об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа прилагается копия правоустанавливающего документа, в котором допущены ошибки, документы подтверждающие невозможность исправления ошибки во внесудебном порядке, копии документов подтверждающих наличие ошибки в документе , копии заявления по количеству заинтересованных лиц.

Заявление об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа оплачивается государственной пошлиной в размере 200 рублей.

Не все ошибки в документе могут быть исправлены путем обращения в суд с заявлением об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа.

Закон содержит прямой запрет на установление факта принадлежности военного билета, паспорта, свидетельств выдаваемых загсом. Ошибки в документе , выданного органом ЗАГСА исправляются путем обращения в этот орган или путем подачи заявления о внесении изменений в актовую запись. Если исправление ошибки необходимо для подтверждения родства, она может быть исправлена путем установления факта родственных отношений

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector