No Image

Ошибки в штатном расписании

СОДЕРЖАНИЕ
1 просмотров
12 декабря 2019

О штатном расписании упоминается в ст. 15 и 57 ТК РФ, согласно которым трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой сотруднику работы. Инспекторы ГИТ при проведении мероприятий по контролю практически всегда требуют этот документ. Сегодня мы рассмотрим, на что обращают внимание контролеры, разбираясь со штатным расписанием. А вы сможете проверить свое расписание и в случае обнаружения неточностей привести его в порядок.
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Такое определение дается в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1*(1). Инспекторы достаточно тщательно проверяют этот документ и вот на что они обращают внимание.

Если в организации имеются должности или профессии, работа по которым связана с предоставлением гарантий, компенсаций или льгот, необходимо проверить, соответствуют ли наименования таких должностей и профессий в штатном расписании наименованиям, предусмотренным профессиональными стандартами, ЕКС или ЕТКС.
Напомним, что такое правило содержится в ст. 57 ТК РФ, определяющей обязательные условия трудового договора. Ведь в нем обязательно указывается трудовая функция – должность или профессия в соответствии со штатным расписанием.
На практике наименования должностей работодатель определяет самостоятельно. Но если выполняемая работа связана с предоставлением права на досрочную пенсию, дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда и прочие компенсации, наименование должно соответствовать ЕКС, ЕТКС или профстандартам.
Наименование должности указывается в графе 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация". И если вы обнаружите несоответствие – исправьте его. Для того, чтобы обнаружить это несоответствие, придется просмотреть справочники и профстандарты.

К сведению. Не меняйте наименование должности или профессии, работа по которым проходит во вредных условиях труда, если в штатном расписании наименование соответствует спискам N 1, 2, утвержденным Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение", но в профстандарте сказано иное.

Не игнорируйте это требование – если ГИТ выявит несоответствие наименования штрафа не избежать (см., например, Постановление Московского городского суда от 01.07.2016 N 4а-185/2016: суд оставил постановление ГИТ о привлечении к ответственности в силе, поскольку в нарушение требования абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей диспетчеров УВД и квалификационные требования к ним не приведены в соответствие наименованиям и требованиям в ЕТКС и Списке N 1).
Говоря о наименованиях должностей, нельзя обойти стороной вот какой момент: в штатном расписании в определенных случаях должна быть указана должность специалиста по охране труда.
Согласно ст. 217 ТК РФ работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности. Но если численность компании больше, должны быть специалист или служба.

К сведению. При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель – индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда и привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Структура службы охраны труда в организации и численность работников такой службы определяются работодателем с учетом Постановления Минтруда РФ от 08.02.2000 N 14, которым утверждены рекомендации по организации работы такой службы.
Чтобы понять, нужна ли вам эта должность или служба, посмотрите на строку "Итого" по графе 4 "Количество штатных единиц". Если там стоит число более 50, то нужно включить должность специалиста по охране труда в штатное расписание.
Как исправить? Если наименование должности не соответствует профстандарту, ЕКС или ЕТКС, необходимо:
1. Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором указаны:
– основание для изменения наименования должности или профессии;
– прежнее и новое наименование;
– срок введения изменений.
2. Уведомить работника об изменении наименования должности в письменной форме (см. пример на стр. 36).

Общество с ограниченной ответственностью "Праздник"

Уведомление
от 10.04.2017 N 6

Инженеру по охране труда
Е.И. Посыпкину

Уважаемый Евгений Игоревич!
На основании ст. 57, 195.3 Трудового кодекса РФ и требований профессионального стандарта "Специалист в области охраны труда", утвержденного Приказом Минтруда РФ от 04.08.2014 N 524н, занимаемая Вами должность "инженер по охране труда" будет переименована в "специалист по охране труда".
Наименование должности будет изменено в Ваших документах, в том числе в трудовом договоре и трудовой книжке. При этом Ваша трудовая функция и другие условия трудового договора останутся прежними.

3. Заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Издать приказ по личному составу о переименовании должности или профессии работника. Основанием будет дополнительное соглашение.
5. Внести запись в трудовую книжку. Для этого в графе 3 трудовой книжки нужно написать, к примеру: "Должность "инженер по охране труда" переименована в "специалист по охране труда".
6. Отразите изменение наименования должности или профессии в иных кадровых документах – личной карточке, табеле учета рабочего времени, должностной инструкции и пр.
Если нужно ввести должность специалиста по охране труда, порядок внесения изменений гораздо проще – издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, которым вводится новая должность. Однако дополнительно придется разработать должностную инструкцию для специалиста.

Согласно ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства являются обособленными подразделениями организации и не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
В штатном расписании определены структура компании, штатная численность, фонд оплаты труда. Соответственно филиалы и представительства как структурные подразделения должны быть указаны в этом документе.
Вместе с тем, если согласно положению о филиале или представительстве, доверенности, выданной руководителю такого обособленного подразделения, последний наделен правом утверждать штатное расписание, то сведения о филиалах могут не вноситься в штатное расписание головной организации.
Как исправить? Сложностей нет – добавьте информацию о филиале или представительстве со всей структурой подразделения, указав размеры окладов, надбавок по каждой должности. Для этого Серия изданий перепечатайте всю форму штатного расписания и заново ее утвердите.

До сих пор некоторые работодатели устанавливают "вилку" окладов: на испытательном сроке платят работнику небольшую сумму, а после повышают зарплату. Но если в штатном расписании будет "вилка" окладов по должности, будет нарушен принцип равной платы за труд равной ценности. То есть работники за одну и ту же работу смогут получать разную зарплату – в нарушение ТК РФ. Инспекторы ГИТ, конечно же, обратят на это внимание.

Таким образом, в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." должен отражаться фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. Это может быть как фиксированный размер оплаты труда в рублевом исчислении, так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия, коэффициент распределения и пр. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (абз. 3 разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1).
Кроме того, рекомендуем обратить внимание на размер зарплаты – число в графе 9. Помните, что минимальная зарплата по штатному расписанию не может быть менее МРОТ (ст. 133 ТК РФ).

К сведению. Согласно ст. 133.1 ТК РФ в субъекте РФ региональным соглашением о минимальной заработной плате (МЗП) может устанавливаться ее размер в конкретном субъекте РФ. Минимальная оплата труда в субъекте РФ распространяется на лиц, работающих на территории соответствующего субъекта, за исключением работников организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Отметим, что оклад может быть и менее МРОТ, но с учетом надбавок и доплат зарплата сотрудника должна составлять более МРОТ. В настоящее время МРОТ равен 7 500 руб.
Стоит и проверить размер минимальной зарплаты в вашем регионе, поскольку некоторые субъекты изменили ее с 2017 года. Например, в Ленинградской области размер МЗП с 1 января 2017 года составляет 10 850 руб. (Региональное соглашение о минимальной заработной плате в Ленинградской области на 2017 год, заключенное 26.12.2016 N 20/С-16).
Как исправить? Если "вилка" окладов установлена по должности, по которой предусмотрена 1 единица, нужно установить фиксированный оклад, убрав "вилку". А если по должности предусмотрено несколько штатных единиц, для устранения "вилки" и при желании установить разную зарплату необходимо сделать разными наименования должностей, например, дополнив их словами "младший", "старший". Переименовывать должности в таком случае не нужно: нужно ввести новые и перевести на них сотрудников. Например, в расписании по должности специалиста по рекламе предусмотрены 2 единицы, при этом установлена "вилка" 30 000-40 000 руб. Один специалист получает 30 000 руб., а второй 35 000 руб. Чтобы все было правильно, нужно ввести должности старшего специалиста по рекламе с окладом 35 000 руб. и младшего – с окладом 30 000 руб. Соответственно предложите перевод работникам на новые должности.
В любом случае требуется издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, направить предложение о переводе на новые должности работникам, заключить соглашение о переводе с теми, кто согласен на перевод, и оформить его. Затем издается приказ о сокращении вакантных единиц.
Если вы обнаружили, что зарплата некоторых сотрудников меньше МРОТ или минимальной зарплаты в субъекте РФ, первым делом следует привести размер зарплаты в соответствие с требованиями законодательства – увеличить оклад или ввести надбавки. Затем издайте приказ об утверждении штатного расписания, заключите дополнительные соглашения и издайте приказ об изменении оплаты труда отдельных работников.

Читайте также:  Сколько стоит день путина

Для составления штатного расписания юридические лица или индивидуальные предприниматели используют унифицированную форму Т-3, утвержденную Постановлением N 1. Но эта форма для коммерческих организаций носит рекомендательный характер, а не обязательный. Такое мнение высказывал Роструд в письмах от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1: негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно. Неунифицированную форму признают и суды (см., например, Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 17.02.2016 по делу N 33-1282/2016). Ее применяют очень многие работодатели, поскольку она содержит все необходимые реквизиты. Некоторые работодатели используют ее в качестве основы и дополняют своими графами.
1. Проверяем наличие обязательных реквизитов. Для этого просматриваем "шапку" штатного расписания. Должны быть:
наименование документа;
дата составления;
наименование организации;
перечни структурных подразделений;
количество штатных единиц, размер оклада и надбавок;
подписи ответственных за составление расписания сотрудников.
Поскольку силу документу придают обязательные реквизиты, просмотрите свое расписание. Если чего-то не хватает, скорректируйте его. О необходимости обязательных реквизитов говорится и в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Обязателен также гриф утверждения – без него даже при наличии вышеназванной информации штатное расписание не будет иметь силы. Проверьте, есть ли он и правильно ли оформлен.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Напомним, что правила оформления грифа утверждения документа содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2). Так, при утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты, номера. Гриф располагают в правом верхнем углу документа. Приведем пример.

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО "Праздник"
от 10.01.2017

Общество с ограниченной
ответственностью "Праздник"
(ООО "Праздник)

1.4. Штатное расписание: составляем грамотно.

В работе кадрового специалиста большое место занимает оформление документов, отражающих жизнь организации. Одним из таких документов, требующих к себе самого серьезного отношения и вызывающих подчас немало вопросов, является штатное расписание.

Штатное расписание – это документ, в котором закрепляются структура и штатная численность предприятия. Оно выполняет множество функций:

1) обобщает информацию о количестве работников и заработной плате;

2) определяет число вакансий, на основании которых кадровики подбирают необходимых работников;

3) определяет место структурных подразделений в жизнедеятельности организации, порядок подчинения должностных лиц, закрепляет количество штатных единиц по каждой из должностей;

4) позволяет планировать потребности в персонале, проводить оптимизацию персонала, определять уровень компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

5) фиксирует месячный фонд заработной платы и его распределение между работниками.

Штатное расписание составляется на каждый год. Даже если никаких изменений по сравнению с прошлым годом в структуре и штате вашего предприятия не произошло, вам все равно предстоит переутвердить и ввести в действие штатное расписание на новый производственный год. Если в течение года произошли какие-либо кадровые перестановки, они также должны быть зафиксированы новым штатным расписанием.

Однако при его составлении часто возникают проблемы. Давайте попытаемся решить их вместе.

Существуют определенные распространенные заблуждения кадровых работников. Заблуждение первое – штатное расписание является чисто формальным документом, трудовое законодательство не требует его составления, следовательно, можно легко обойтись и без него.

Это, несомненно, так, однако есть веские аргументы в его пользу:

1) ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативных правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. Оно в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат). Таким образом, налоговые органы при проверке вполне могут попросить организацию показать штатное расписание;

2) составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых компании, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации.

Заблуждение второе – если организация небольшая (не более 10 человек) и нет никаких структурных подразделений, то штатное расписание не нужно.

В принципе, с этим не поспоришь. Если речь идет о совсем маленьком предприятии, то нет острой необходимости составлять штатное расписание. В таких организациях директор сам дает сотрудникам задание, следит за тем, как они работают, проверяет исполнение и т. п. Трудовые обязанности работников там могут часто варьироваться, поэтому их изменения проще отразить в трудовом договоре и других локальных документах. Аргументами в пользу штатного расписания здесь будут:

1) штатное расписание фиксирует не только структурное подразделение, но и оклад работников, и бухгалтеру-расчетчику иметь его намного удобнее – в этом случае штатное расписание можно составить, оставив незаполненной графу «Структурное подразделение»;

2) любая, даже самая маленькая фирма мечтает стать крупным холдингом, поэтому лучше заранее продумать всю стратегию развития фирмы, определить будущую потребность в кадрах и разработать систему оплаты труда.

Заблуждение третье – в штатное расписание должны включаться только основные работники, совместителям в нем не место. Это не так. В штатное расписание не включаются работники, принятые по гражданско-правовым договорам, но работники, имеющие трудовые отношения с работодателем, в том числе совместители, обязательно вносятся в штатное расписание.

Теперь, когда мы разобрались с вопросом, нужно ли штатное расписание, перейдем к процессуальным моментам.

Не существует четкого указания на то, кто именно должен разрабатывать штатное расписание. Поэтому на разных предприятиях разработкой этого документа могут заниматься отдел труда и заработной платы, планово-экономический отдел. В небольших внебюджетных организациях, где такие структурные подразделения отсутствуют, обязанности по составлению данной документации могут быть возложены на кадровика или главного бухгалтера. Эти документы визируются всеми заинтересованными должностными лицами и юристом организации (при его наличии). Иногда (и это не самый худший вариант) они занимаются составлением штатного расписания вместе. Курирует эту работу заместитель руководителя по управлению персоналом, а при его отсутствии – один из заместителей руководителя, отвечающий за административные вопросы.

Форма штатного расписания достаточно унифицирована: структурное подразделение – должность – оклад. Поэтому на первый взгляд кажется, что составить этот документ достаточно легко – нужно всего лишь заполнить графы в соответствии с данными конкретной организации. Однако не все так просто, и вопросов на практике возникает множество. На те, которые больше всего волнуют руководителей и кадровых работников, мы постараемся ответить.

Первый вопрос связан с соотношением должности и размера оклада. Во многих организациях есть необходимость ввести несколько должностей с одинаковым наименованием (к примеру, несколько бухгалтеров, менеджеров, секретарей). В связи с этим возникает неясность – должны ли быть оклады по этим должностям одинаковыми или они могут быть разными. С одной стороны, ТК РФ устанавливает правило о том, что работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности. И, следовательно, если у вас три бухгалтера, то и оклад у всех троих должен быть один и тот же. Но, с другой стороны – бухгалтеры ведь могут выполнять неодинаковый объем работы, и уравнивать их зарплату будет неправильно. В этом случае правильно будет назвать должности по-разному (старший бухгалтер, начальник группы и т. п.). А если организация крупная, то можно использовать тарифную систему, присвоить каждому бухгалтеру тот или иной разряд, зафиксировать это в штатном расписании и в зависимости от разряда платить зарплату (бухгалтер 1-й категории, бухгалтер 2-й категории и т. п.).

Читайте также:  Страховой полис осаго фото

Второй вопрос связан с так называемой вилкой в окладах. «Вилка» – это когда по должности вводится не твердый оклад, а минимальная и максимальная его сумма. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, зарплата работнику определяется приказом руководителя исходя из этих пределов, которые зафиксированы в штатном расписании.

Конечно, унифицированная форма не предусматривает ничего подобного, поскольку там присутствует строчка «итого», где нужно указать итоговую сумму окладов всех сотрудников. Кроме того, организация формирует плановый фонд оплаты труда, а такие «вилки» могут создать проблемы с его составлением. Однако, как мы уже говорили, предприятиям не возбраняется вносить какие-либо изменения в форму штатного расписания. Поэтому в том, что касается установления не твердого оклада, а «вилки», работодатель может действовать по своему усмотрению. В этом случае было бы хорошо разработать специальное положение об оплате труда, которое объясняло бы, как колеблется оклад в зависимости от качества работы сотрудника и его поведения.

Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания – отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии не запрещается и даже нужно. Ведь, по большому счету, вы не можете принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Не забывайте, что налоговая инспекция при проверках интересуется штатным расписанием на предмет проверки налогооблагаемой базы (ведь оно содержит сведения о месячном фонде заработной платы). Но иногда на практике возникает интерес именно к структуре предприятия. Приведем пример.

Во время налоговой проверки возникла необходимость уточнить структуру предприятия, входящего в холдинг и к тому же имеющего целую сеть филиалов. Для уяснения проблемы подчинения структурных подразделений был затребован документ, фиксирующий структуру организации. Комиссии было представлено штатное расписание, в котором четко и наглядно отражена структура организации. К тому же другие документы такого уровня в организации просто отсутствовали. Как уже было сказано, интерес комиссии носил конкретный характер. И в процессе ознакомления со штатным расписанием налоговая проверка обнаружила, что в нем полностью отсутствует единица одного из заместителей руководителя. Соответственно, его оклад и надбавка не включены в фонд заработной платы и, хотя налоговых нарушений в этой области обнаружено не было (бухгалтер рассчитывал налог «по факту»), в акт проверки было включено замечание. Эта ситуация повлекла за собой серьезные нарекания в адрес работника кадровой службы. Понятно, что ошибка носит чисто технический характер, тем не менее она отчетливо демонстрирует, что взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии организации налажено слабо.

Довольно распространенной ошибкой является указание в нем фамилий. На самом деле штатное расписание – документ обезличенный. Что это значит? А то, что в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Штатное расписание на предприятии обычно одно. Но если у компании есть филиалы или представительства, то вопрос о том, будет ли оно единым или в подразделениях возможны свои штатные расписания, организация решает сама. Известно, что руководитель филиала действует по доверенности, выданной руководителем организации. Таким образом, его полномочия утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах компании.

Итак, штатное расписание составлено. Что дальше?

Его должны подписать главный бухгалтер и руководители структурных подразделений организации. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание утверждают своим приказом руководитель или уполномоченное им лицо, и оно вступает в силу.

Если в трудовых договорах работников есть положение, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то ознакомление с ним сотрудников – обязательная процедура. Идеальным вариантом при этом будет прикладывать к каждому трудовому договору копию штатного расписания или выписку из него (если организация большая). В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления. Но лучше указывайте конкретную заработную плату каждого работника прямо в его трудовом договоре и не предъявляйте само штатное расписание. Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и объем вашей работы значительно сократится.

Еще один вопрос, требующий разъяснения, связан с так называемыми внештатниками. Если со штатными работниками все более или менее ясно, то в том, кого относить к внештатникам, единого мнения нет. Одни полагают, что это сотрудники, принятые для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации: по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф и т. п. Другие считают, что это те работники, которые не занимают конкретной должности, а выполняют трудовую функцию, и в связи с этим в штатном расписании их должности не обозначены (например, уборщики после произведенного в организации ремонта, ремонтники и др.).

Третьи предлагают относить к внештатникам лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Но это неверно, поскольку их вообще нельзя назвать работниками и трудовое законодательство на них не распространяется.

Можно ли вносить изменения в штатное расписание? Изменения в этот документ можно вносить в любое время, необходимо только их правильно оформлять. Расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Кроме переименования должностей, установления другого оклада, в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Так, по определенным правилам происходит сокращение численности или штата работников. При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить работников, которых это касается.

В заключение хотелось бы напомнить, что переименование должности в штатном расписании (например, с секретаря на секретаря-референта) руководитель не может производить по своему усмотрению. Такое действие будет изменением существенного условия трудового договора, ведь в нем обязательно содержится наименование должности. А значит, здесь требуется письменное согласие сотрудника. То же самое касается заработной платы, если ее конкретный размер стороны указали в трудовом договоре.

Конечно, никто не может обязать организацию принимать штатное расписание. Однако в любой уважающей себя компании оно есть, поэтому не мешает научиться его правильно составлять и работать с ним.

Структура и штатная численность ____________________ (Наименование организации) Генеральный директор ____________________ (Ф.И.О) Дата____________________

Таблица 1.5. Структура и штатная численность аппарата организации на 2005 год ( постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»).

05.01.2005 г. № Ад-1 Москва.

Первый заместитель генерального директора ____________________ (Ф.И.О) На обороте последнего листа подлинника документа указываются визы: Главный бухгалтер ____________________ (Ф.И.О) Дата____________________ Начальник отдела кадров (Ф.И.О) Дата____________________ Юрисконсульт ____________________ (Ф.И.О) Дата____________________

Читайте также:  Сегодня салют текст песни

Все трудовые отношения между работодателем и сотрудником регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации. Известно, что за нарушение требований трудового права, охраны труда и промышленной безопасности работодатель несёт административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность. Из этого можно сделать вывод, что лучше придерживаться установленных законодательством требований, а в случае выявления нарушений, своевременно исправлять ошибки.

Чаще всего в компаниях за кадровые процессы отвечает кадровая служба, также может быть отдел бухгалтерии, реже сам руководитель. Кто бы в организации не занимался кадровыми процедурами и документооборотом, этот сотрудник должен владеть необходимыми знаниями и очень хорошо знать законодательство. Кадровое делопроизводство является одним из самых важных и нелегких участков работы на любом предприятии. Данный участок требует внимательности к деталям и системного подхода.

Благодаря современным технологиям, многие компании автоматизируют процессы, в том числе и кадровое делопроизводство, что позволяет экономить время, деньги, минимизировать ошибки и оптимизировать процессы.

Хотя ошибки все же допускаются, и чаще всего они связаны именно с отсутствием документов, которые предусмотрены трудовым законодательством. Также необходимо учитывать человеческий фактор, так как механические ошибки тоже занимают не последнее место.

Сегодня Карьерист.ру решил разобраться, какие же ошибки наиболее часто встречаются при работе с основными кадровыми документами.

Штатное расписание отображает штатную численность компании, её структуру, подразделения, должности, оклады, надбавки и т.д. Примером того, как необходимо вести штатное расписание является утвержденная унифицированная форма №Т-3. Данная форма не является обязательной для применения, но если предприятие вводит в работу свой формат штатного расписания, он должен содержать все необходимые для заполнения пункты (согласно Ф №Т-3).

При ведении штатного расписания допускается много ошибок, вот несколько основных из них:

  • полное отсутствие штатного расписания или наличие нескольких таковых;
  • часто бывает, что вроде бы штатное расписание и есть, но оно не согласовано, не утверждено , и используется как внутренний документ, и в случае проверок государственными органами такой документ будет расцениваться как нарушение;
  • не корректные изменения штатного расписания, направленные на создание виденья сокращения численности, выведения или введения мнимых должностей и другое;
  • штатное расписание, которое не соответствует реальности , с придуманными окладами или должностями;
  • механические ошибки , которые не считаются нарушением, в случае, если глобально не будут влиять на содержание.

Для того, что бы обезопасить себя в будущем от штрафных санкций и споров с недовольными сотрудниками, важно уделять внимание деталям штатного расписания и, конечно, надлежащим образом его вести. Если в процессе работы с данным документом возникают сложности, и вы не знаете как поступить, лучше лишний раз перестраховаться и попросить консультацию.

Статья 5.27 (о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, говорит о том, что не исполнение работодателем обязанности оформить с работником трудовой договор в письменной форме является нарушением трудового законодательства и основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Трудовой договор необходимо заключать в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Какие же ошибки допускаются при оформлении данного документа:

  1. Отсутствие трудового договора , само по себе уже является нарушением.
  2. Случаи, когда не указаны дата и срок действия договора.
  3. Орфографические ошибки , которые могут искажать информацию.
  4. Несоответствие должности в трудовом договоре и в штатном расписании. Трудовой кодекс гласит о том, что должность в договоре должна обязательно соответствовать штатному расписанию. Эта ошибка чаще всего возникает механически, особенно, при больших объемах работы или невнимательности кадрового сотрудника.
  5. Описание штрафных санкций в отношении сотрудника. В статье 192 Трудового кодекса РФ четко сказано, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. В этой же статье говорится о том, что нельзя применять санкции, которые не предусмотрены федеральным законом, речь идет как раз о штрафах и других материальных удержаниях.
  6. Описание премий. В случаи отсутствия Положения про оплату труда, многие работодатели прописывают эту информацию в трудовом договоре. В трудовом договоре, пункт о возможности получить премию должен быть четко обрисован: в каком размере, при каких условиях и показателях сотрудник может получить премию, с какой периодичностью и так далее.
  7. Наименование будущего места работы (название компании) не указано или указано не точно. Часто ошибка допускается, если работник устраивается в компанию, где есть филиалы. Также подобная ошибка может быть, если внутри компании меняется место работы, а в договор изменения внесены не были.
  8. Отсутствие описания условий про оплату труда или условия описаны размыто. В ТК РФ четко прописаны обязательные условия, которые необходимо включить в трудовой договор. Отсутствие обязательных условий в договоре является нарушением. В частности, одним из условий являются условия оплаты труда. Ошибкой в данном пункте могут быть ссылки на внутренние регламентирующие документы работодателя, в которых прописана система оплаты труда.
  9. Функции сотрудника. Не четко прописанные функции сотрудника в трудовом договоре — довольно частая ошибка для работодателя. Не стоит упускать это из виду, и прежде чем подписывать договор с сотрудником, позаботьтесь о том, чтобы все основные обязанности были четко сформулированы и учтены. Этот пункт договора не должен превратиться в детальное описание мельчайших подробностей конкретной должности, это может и должно отображаться в должностной инструкции, но основа должна быть.

Многие работодатели считают, что график отпусков можно вести в свободной форме, но есть утвержденная государством унифицированная форма №Т-7.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем компании или уполномоченным им на это лицом. Документ в обязательном порядке составляется даже, если в компании работает один сотрудник.

График необходим для того, чтобы в компании не нарушались трудовые процессы и соблюдалась очередность уходов в отпуск.

К наиболее типичным ошибкам, которые встречаются при формировании графика, можно отнести следующие:

  • отсутствие графика отпусков или не утвержденный график;
  • отпуск сотруднику не предоставлялся в течение двух и более лет непрерывной работы;
  • невыполнение требования предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время;
  • деление дней всего отпуска на мелкие части, несмотря на то, что одна из частей отпуска в обязательном порядке должна составлять не менее 14 календарных дней ;
  • нарушение установленных законодательством сроков составления и утверждения графика;
  • не внесение изменений в график отпусков в связи с приемом на работу новых сотрудников;
  • отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
  • игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
  • нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
  • не ознакомление сотрудников с графиком под подпись ;
  • игнорирование обязательного уведомление сотрудников о начале отпуска за две недели до начала;
  • ошибки при расчете дней отпуска , с учетом разных категорий сотрудников и их прав на продолжительность отпускного периода;
  • увольнение сотрудников во время отпуска. Указанная ситуация является нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч.6 ст. 81 ТК РФ).
  • Перенос отпуска без уведомления и согласия сотрудника. Чаще всего это происходит тогда, когда компания срочно нуждается в присутствии сотрудника на работе, в виду образовавшегося важного проекта или клиента. И в данном случае руководитель или отзывает сотрудника, или переносит даты отпуска, просто поставив сотрудника перед фактом, что является грубым нарушением законодательства.

В завершении, мы хотели бы акцентировать внимание на том, что прежде чем утверждать и вводить в работу любой кадровый документ, перепроверьте себя или того, кто его составлял. Как гласит пословица: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

Комментировать
1 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector