No Image

Письмо о смене руководства

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Письмо о смене генерального директора носит информационный характер. Этот документ ставит перед фактом контрагентов организации.

Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц. Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании. А после можно уже рассылать письма соответствующего содержания в другие организации. Также нужно поступить, если у генерального директора просто по каким-то причинам изменилась фамилия.

Важно: уведомление о смене генерального директора имеет унифицированную форму, а информационное сообщение в виде письма – нет. Тот, кто составляет бумагу, вправе добавлять данные, давать комментарии (естественно, соблюдая нормы деловой переписки).

Составные части письма

Документ имеет произвольную форму. Однако строится согласно общепринятому алгоритму. Так, в самом верху листа обычно расположены:

  • Реквизиты компании. В бланке под них просто оставлено свободное пространство. В идеале все подобного масштаба и направленности документы печатаются на бланках конкретной организации, которые содержат ее наименование, адрес, телефон и другие контактны данные изначально.
  • Номер письма. Он необходим для осуществления корректной регистрации исходящей корреспонденции.
  • Дата подписания документа. Без подписи он не имеет юридической силы.
  • Адресат. Если это юридическое лицо, то указывается сначала организация, затем – должность и ФИО конкретного сотрудника этой организации, которому предназначается послание.

Помимо вводной части, которая одинакова для большого количества документации, у письма о смене директора есть основная часть. Она может начинаться с фраз: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» или «Данным письмом информируем Вас…», или просто «Информируем Вас, что с сегодняшнего дня генеральным директором назначен Иванов Иван Иванович».

Унифицированной формы для образца письма нет. Однако следует лаконично и аргументировано сообщить адресату суть бумаги – информацию о смене директора. При этом необходимо в качестве приложения указывать бумагу, которая являлась основанием для такой смены.

Итак, обязательные для основной части моменты – это:

  • ФИО нового генерального директора.
  • Дата, с которой он приступил к выполнению своих обязанностей.
  • Какой документ является основанием для этого. Им может быть протокол общего собрания акционеров (владельцев) компании либо решение единственного учредителя.

Кто расписывается

При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый. Ведь документ о его назначении уже вступил в силу. И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.

На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.

Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.

Приложения

Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений. Поэтому к каждому письму о смене генерального директора обязательно прикрепляются:

  • Копия протокола общего собрания, на котором было принято решение о его назначении. На практике для удобства в нем же прописывают увольнение старого.
  • Копия доверенности на подписание документации.
  • Копия приказа о назначении генерального директора. Смысл доверенности может быть в него включен.
Читайте также:  Заплатить за интернет летай

Обязательной будет только первая бумага, но, прикрепив копии остальных, можно сделать свое обращение более аргументированным. Каждая организация в этом случае поступает согласно своему Уставу.

Заключительная часть письма – это подпись нового генерального директора и по возможности печать организации. Таким образом контрагенты и иные лица, которым будет адресовано письмо, узнают, как расписывается новый руководитель.

Особые случаи

Помимо налоговиков, о смене директора также в обязательном порядке информируются банки, которые обслуживают компанию. Это закреплено в Инструкции Банка России №153-И от 30 мая 2014 года.

Помимо этого, вновь назначенный руководитель должен посетить банковскую организацию, для того чтобы оставить там образцы своей подписи. Только после совершения этого действия его «автограф» будет действительно заверять денежные поручения и прочую финансовую документацию организации.

Обязательно ли уведомлять партнеров

По закону компания обязана уведомить о смене директора только налоговую службу и банк. Однако согласно правилам делового общения контрагенты тоже должны быть в курсе существующего положения дел. Особенно это касается случаев, в которых предыдущий генеральный директор был уволен из организации в связи с утратой доверия. Его действия могли быть связаны и с деловыми партнерами.

Помимо этого, существует еще один повод уведомить деловых партнеров: с ними следует заключить дополнительные соглашения ко всем договорам, в которых фигурирует ФИО старого специалиста (для того чтобы они имели юридическую силу).

Таким образом, массовая рассылка писем о смене генерального директора – это обязательный пункт в алгоритме любой уважающей себя компании. Если не хочется тратить драгоценное время на подписание множества копий, можно воспользоваться факсимиле подписи нового начальника.

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).
Читайте также:  Гибдд проверка полиса осаго

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Читайте также:  Гербовая печать мвд россии

Уведомление о смене директора для контрагентов (общие положения)

Смена руководства в организации подразумевает внесение соответствующих изменений в учредительные документы и регистрацию таких изменений. Речь идет об уведомлении налоговой инспекции в течение 3 рабочих дней после смены директора. В этом случае в ЕГРЮЛ добавляются новые сведения, после чего предыдущий руководитель теряет свои полномочия на управление обществом.

Для того чтобы между обществом и контрагентами не возникло разногласий относительно главного подписанта документов и лица, имеющего право представлять предприятие без доверенности, вновь избранному директору необходимо уведомить своих партнеров о произошедших изменениях.

В этом случае вполне допустимо отправить выписку из ЕГРЮЛ с новыми данными в адрес контрагента, приложив к ней сопроводительное письмо.

ВАЖНО! Как правило, в тексте договора/контракта имеется пункт о том, что стороны гражданских правоотношений обязаны уведомить друг друга об изменении регистрационных данных в течение определенного времени. Неисполнение этого условия может повлечь за собой сложности в отношениях с партнерами.

Кроме того, имеется ряд организаций, для которых уведомление о смене директора обязательно. К таковым относятся, например, банки, которым необходимо сообщить о смене руководства сразу после назначения нового лица, так как заполняется новая карточка с образцами подписи и оттисками печати, которые будут использоваться в работе.

Информационное письмо о смене директора — образец, нюансы составления

Законодатель не предъявляет никаких требований относительно содержания информационного письма о смене руководителя, поэтому организации составляют документ самостоятельно. Образец информационного письма можно скачать по ссылке:

Основные моменты, на которые стоит обратить внимание при составлении:

  1. Письмо печатается на фирменном бланке организации (более подробно об этом можно прочитать в статье «Требования к фирменному бланку и печати организации»).
  2. Документу присваивается порядковый номер с указанием даты.
  3. В тексте указываются сведения о смене директора, дата приказа о назначении и полные биографические данные нового управленца.
  4. Ссылка на номер и дату протокола, в соответствии с которым общее собрание участников приняло решение провести кадровые перестановки, также обязательна (можно приложить и копию протокола).
  5. Документ должен содержать подпись нового руководителя и печать организации (при ее наличии).

Информационные письма необходимо рассылать после получения выписки из ЕГРЮЛ, в которой будет содержаться новая информация относительно руководства. Безусловно, формально процедура смены директора начинается с оформления протокола общего собрания и издания приказа о назначении, но официальный подтекст этим действиям придает только внесение записи в ЕГРЮЛ.

Таким образом, обязанность общества об уведомлении контрагентов о смене директора не упоминается в законе, но может быть предусмотрена, например, договором, заключенным между сторонами. Уведомление может осуществляться посредством направления копии выписки из ЕГРЮЛ или информационного письма, которое подписывается новым руководителем. Помочь правильно составить документ может образец уведомления о смене директора для контрагентов, предложенный по ссылке в статье.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector