No Image

Письмо в исполком образец

СОДЕРЖАНИЕ
2 просмотров
12 декабря 2019

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

  • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Читайте также:  Джой мани отзывы должников

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров.

В письме есть следующие важные пункты:

  • Объяснение необходимости скидки.
  • Указание точного размера скидки, сроков.
  • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  • Точная сумма долга.
  • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

  • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
  • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

Читайте также:  Родовые захоронения в москве

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Войти

Как правильно писать обращения к чиновникам: содержание, оформление, сбор подписей.

Писать обращения к чиновникам – это целая наука. От того, правильно ли написано обращение, зависит половина успеха. Причем в деле написания обращений крайне важны как форма, так и содержание.

Эта инструкция написана на основе самых современных данных науки войны общения с чиновниками. Наука эта быстроразвивающаяся. Поэтому, если у вас есть замечания и предложения по улучшению инструкции – они всячески приветствуются.

В инструкции многабукаф, но они важные и полезные. Чтобы потом не было мучительно больно, рекомендуется дочитать до конца.

Содержание письма чиновнику

О том, каким должно быть содержание письма чиновнику, очень хорошо написал Антон Буслов – http://mymaster.livejournal.com/361548.html Мне тут в общем и добавить нечего.

Форма письма чиновнику

Вопрос формы индивидуального письма тоже весьма хорошо освещен в том же посте Буслова – http://mymaster.livejournal.com/361548.html

А вот форма коллективных писем (которые востребованы в бОльшей части случаев) почему-то малоизвестна. Например, мне до сих пор задают вопросы, можно ли сдавать копии подписей (!).

Форма коллективного письма

Коллективное письмо состоит из двух частей:

  1. само письмо
  2. копии подписных листов

Почему нужно собирать подписи на отдельных листах:

  1. Почти всегда для решения проблемы приходится писать письма в разные инстанции. В случае сбора подписей на отдельных подписных листах вы собираете подписи один раз – и спокойно прикладываете копии к любому количеству обращений в инстанции, а не собираете подписи каждый раз заново.
  2. Оригиналы подписей, отданные в цепкие лапы чиновников, могут «исчезнуть». Если оригиналы хранятся у вас, они никуда не исчезнут.

Бланк подписного листа выглядит так: краткий текст, в котором изложено только требование, без мотивировки, и таблица для подписей: ФИО, адрес, телефон, подпись. Текст подписного листа должен быть:
– максимально коротким, чтобы уместилось побольше подписей,
– при этом обязательно – четким, не допускающим двояких толкований,
– при этом по возможности – максимально общим, допускающим максимально широкое использование подписей в случае необходимости.

Почему нужна четкость:
Известен случай, когда в Бибирево сотни людей подписались «против строительства торгового центра». Подписи собирали в рамках публичных слушаний по градостроительному плану земельного участка (если кратко – основному документу, дающему зеленый свет для строительства). Заключение по результатам публичных слушаний гласило: жители против строительства, но не против выдачи ГПЗУ; выдать ГПЗУ. А из выдачи ГПЗУ автоматически вытекает строительство.

Управа Лефортово собирала подписи под вроде бы безобидным текстом «просим произвести благоустройство района Лефортово и увеличить количество парковочных мест». Как выяснилось потом, текст собирался с целью сделать парковки. на месте газона под окнами жилого дома.

Почему нужен максимально общий текст.
Допустим, по адресу ул. Рябиновая, д. 5 хотят строить торговый центр. Если вы соберете подписи под текстом вида «мы против строительства ТЦ по адресу ул. Рябиновая, д. 5», то эти подписи не подойдут, если в будущем строительная опухоль захочет построить по этому же адресу жилой дом или офис, или если стройка вознамерится возникнуть по адресу ул. Рябиновая, д. 7. И вам придется бегать и заново собирать подписи против каждого деления строительной опухоли. А вот если текст будет звучать как «Мы, жители района Х, категорически возражаем против любого капитального строительства на территории, ограниченной: Рябиновой улицей, Лесным переулком, Осенней улицей и железной дорогой, а также категорически возражаем против выдачи и утверждения любых документов, допускающих любое капитальное строительство на данной территории», ваши подписи сразу станут бессрочными и многоразовыми.

Читайте также:  Письмо уфнс no 28 10 15239

Еще примеры хороших текстов для подписных листов:

«Мы, жители района Лефортово, категорически возражаем против превышения существующей плотности и высотности застройки и против любого капитального строительства на незастроенной территории, ограниченной Госпитальным валом, Солдатской улицей, Авиамоторной улицей, Юрьевским переулком и Боровой улицей, а также категорически возражаем против выдачи и утверждения любых документов, допускающих превышение существующей плотности и высотности застройки и любое капитальное строительство на незастроенной территории в указанных границах.»

«Мы, жители района Лефортово, категорически возражаем против строительства гостиницы по адресу Золоторожский вал, вл. 16, против оформления любых документов для строительства гостиницы по этому адресу, в том числе против оформления градостроительного плана земельного участка для строительства гостиницы по данному адресу. Мы требуем отмены всех документов, допускающих строительство гостиницы по данному адресу. Мы требуем выделить земельный участок по адресу Золоторожский вал, 16, под размещение ПЛОСТКОСТНЫХ спортивных объектов, объектов благоустройства и озеленения (в том числе плоскостных автостоянок), без размещения на данном земельном участке любых объектов капитального строительства.»

Как заполнять подписные листы:

  1. Текст, под которым вы подписываетесь, должен быть на КАЖДОМ подписном листе. Подписываться на листе, на котором есть только таблица для подписей, без текста, НЕЛЬЗЯ НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ. Копии таких подписей могут быть потом подложены сотрудниками управы или префектуры к любому вредоносному тексту.

  1. Нельзя подписываться на обратной стороне подписного листа. Копии обратной стороны подписного листа – это подписи без текста, их тоже можно подложить к чему угодно.

Итак, вы собрали подписи. В отношении подписных листов действует одно железное правило: НИКОГДА, НИКОМУ, НИ ПРИ КАКИХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАМ НЕ ОТДАВАТЬ ОРИГИНАЛЫ ПОДПИСЕЙ. Оригиналы подписей хранит у себя надежный член инициативной группы. Во все инстанции передаются только копии.

Копии этих подписей вы можете отдавать в любое количество инстанций и по любому количеству поводов (к которым подходят подписи, разумеется).

Более подробную информацию о допустимой и недопустимой форме и содержании подписных листов можно посмотреть здесь: http://stilett-1.livejournal.com/58857.html (единственное отличие – рекомендуется в таблицу подписного листа добавлять телефоны).

форма коллективного письма (образец)

мэру г. Москвы
С.С. Собянину

от жителей района Лефортово г.Москвы
____ подписей на _____ листах

Уважаемый Сергей Семенович!

Ответ просим направить такому-то по такому-то адресу, (копию ответа просим направить по такому-то электронному адресу).

приложение:
копии подписей жителей (___ подписей на ___ листах)

ОБЯЗАТЕЛЬНО укажите количество подписей и листов на первой странице.

как отдавать письмо

Письмо распечатываете в двух экземплярах, к одному из них прикладываете КОПИИ подписей. Оба экземпляра подписываете живой подписью. В подавляющем большинстве случаев отвозить письмо в инстанцию может любой человек – не обязательно тот, кто подписался. Из московских инстанций требуют личного присуствия заявителя при передаче заявления только генеральная прокуратура и приемная президента.

Экземпляр с копиями отдаете в соответствующую инстанцию, на экземпляре без копии вам ставят штамп о принятии, дату и подпись. Штамп ставят на первой странице вашего письма. Именно поэтому ОБЯЗАТЕЛЬНО указывайте количество листов и подписей на первой странице – то есть на той странице, на которой поставят штамп. Если этого не сделать, то подписи могут «потеряться», и вместо 1185 подписей останется, например, 26. А если на той странице, на которой указано количество подписей, стоит штапм, то «потерять» подписи будет затруднительно.

В некоторых случаях чиновники очень хотят увидеть оригиналы подписей. Вы можете их продемонстрировать – но ни в коем случае не отдавайте. На процедуру показа подписей обязательно идите группой из нескольких человек, по возможности снимайте ее на видео и не отдавайте подписные листы чиновникам в руки. Известны случаи, когда чиновники вырывали документы у активистов, ложились поверх документов на стол, убегали с документами (одна чиновница схватила документы и заперлась с ними в туалете).

В случае, если в обращении не указаны фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина или адрес его места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы), то такое обращение признается анонимным и не подлежит рассмотрению, если оно не содержит сведений о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.

Коллективное обращение должно содержать личные данные (фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) либо инициалы граждан или адреса их места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы) и подпись каждого из заявителей;

В соответствии со статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» представители заявителей осуществляют свои полномочия на основании актов законодательства, либо актов уполномоченных на то государственных органов, либо доверенности, оформленной в порядке, установленном гражданским законодательством;

Статьями 15 и 21 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» предусмотрено, что повторное обращение может быть оставлено без рассмотрения. Повторное обращение может быть оставлено без рассмотрения, если заявителем подано повторное обращение, в том числе внесенное в книгу замечаний и предложений, которое уже было рассмотрено по существу и в нем не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения обращения по существу и переписка с заявителем прекращается.

Комментировать
2 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector