No Image

Подготовка к рабочему дню

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Содержание

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.
Читайте также:  Жалоба на ювелирный магазин

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Принципы и правила планирования рабочего дня необходимы каждому. Они психологически оправданы для работающего, студента, пенсионера, мамы в декрете. Я выберу из них те, что в различных жизненных ситуациях зарекомендовали себя как правильные. Делающие рабочий день осмысленным и продуктивным. Вовсе не нужно использовать их все. Попробуйте применить каждое из них по очереди. Или возьмите несколько наиболее полезных правил планирования рабочего дня для себя лично. Главное — найдите свой стиль ведения рабочего дня, который будет наилучшим.

Мы вслед за классиками (Сирил Норткот Паркинсон, Лоуренс Джеймс Питер) неплохо знаем, что на работу тратится всегда столько времени, сколько его отпущено, а чаще – и того больше. Помогут ли правила планирования рабочего дня хотя бы завершать работу в срок, не впадая в стресс? Рассмотрим несколько секретов разумного построения рабочего дня.

  • Вот самый главный, но не всегда легко выполнимый на практике принцип: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Честно говоря, я сменил в его поисках не одно рабочее место.
  • Начинать день с позитивным настроением. Во-первых, имейте свои позитивные ритуалы начала рабочего дня (медитация или молитва, прогулка по красивому месту, поцелуй ребенка или супруга, чаепитие из любимой чашки). Во-вторых, сразу сделайте в начале дня какое-то несложное дело, которое и сразу выполните. А еще каждое утро задавайте себе три вопроса: как этот день может приблизить вас к достижению целей, что вы должны сделать, чтобы получить от него как можно больше радости и что вы можете сегодня сделать для укрепления своего здоровья? В целом это занимает не больше двух минут и легко выполняется даже в общественном транспорте.
  • Хорошо позавтракать и без спешки выдвигаться на работу. Насытив организм энергией и не торопясь – мы будем более энергичны и уравновешенны в течение всего рабочего дня и сможем четче его планировать. Мы сможем легче переносить стресс.
  • Перепроверьте планы рабочего дня. Подготовьтесь к несу любым комфортным методом (АБВ-анализ, квадраты Эйзенхауэра, технические средства типа Эверноута или Гугл-календаря). Известно, что десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов рабочего времени. Их нужно выиграть еще утром! И еще: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел (приезд проверяющего, выход из строя сервера, болезнь ключевого сотрудника).
  • Приступать к рабочему дню без раскачки. Выбросьте из жизни многоразовые перекуры, обсуждения последних новостей и сплетен, прогулки с чаепитиями. Эмоциональные связи, конечно, нужны, мы — не роботы. Но ведь их можно перенести на менее напряженное время (тот же обед).
  • Сразу — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А (срочное и важное), все остальное может подождать или отпадет само собой.
  • Подготовьте рабочее место. Уберите все ненужные бумаги, журналы и буклеты. Закройте лишние программы на компьютере, мессенджеры и социальные сети. Сейчас мы решаем задачи группы А, и только их. Порядок на рабочем месте дает толчок к порядку в голове и способствует правильному планированию рабочего дня. И так будет совершено меньше импульсивных, отвлекающих дел (телефонный звонок, проверка почты, чтение новостей).
  • Удваивайте сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто даются безоговорочно. Нужно стараться приспосабливать их к своим интересам (планам, эмоциям, самочувствию) и стараться «выторговывать время». В идеале — просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения задачи. Научитесь находить обоснования для этого.
  • Отклоняйте неотложные проблемы. На любой работе всегда возникают неотложные обстоятельства и непредвиденные ситуации. Некоторые работы, кажется, только из них и состоят. Но правильно ли это для нормального планирования рабочего дня, да и здоровья вообще? Отвлечение на такие обстоятельства приводит к простою запланированных важных дел. Стоит ли реагировать — решайте в каждом конкретном случае, но решайте вдумчиво. Возможно, здесь помогут навыки делегирования, привлечение удаленных сотрудников, фрилансеров и консультантов.
  • Делайте паузы. Своевременно, регулярно и осмысленно. Во-первых, организм и психика отдыхают. В-вторых, всегда есть незапланированные промежутки времени (ожидание в приемной, малосодержательное совещание). Когда они появляются, старайтесь использовать эти минуты с максимальной пользой, в том числе и для отдыха.
  • Работайте «блоками». Сталкиваясь в течение рабочего дня с рутинной работой и мелочами, объединяйте однородные задачи в блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, деловые письма, прием посетителей занимают, на самом деле, больше времени, чем один блок в 60 минут. Потому что мы шесть раз производим подготовку к однотипной деятельности и шесть раз завершаем ее однотипно. Умение работать блоками – это высокое мастерство планирования рабочего дня.
  • Выкраивайте час для себя. Если используются основные упомянутые мной правила планирования рабочего дня, то это позволяет получить дополнительный, «золотой» час для себя. Речь идет о ежедневном резервировании одного спокойного часа, в течение которого нам никто не сможет помешать. Обязательно заносите его в план, когда научитесь получать за счет оптимизации рабочих процессов. Это существенно повысит производительность труда, поднимет самооценку и даже укрепит здоровье, переносимость стресса. Используйте этот час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер. Например, обучение или установление новых прочных деловых контактов, или меры по повышению прибыли.
  • Не забывайте принцип Парето. Во время совещаний очень часто 80% решений принимаются за 20% времени. При проработке документа легко увидеть, что 80% его содержания располагаются на 20% объема текста. При беседе с коллегой или клиентом в 20% времени всего контакта помещается 80% смысла всей беседы. Отслеживайте свое время, время других людей (это тоже важно) и не жалейте сил на перепроверку планов с точки зрения смысловой нагрузки рабочего дня.
  • Завершайте все намеченное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, отправка писем, раздача мелких распоряжений) старайтесь завершить к концу рабочего дня. Возможно, для этого и стоит выделить те самые 40% времени, о которых я писал раньше. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять что-то неотложное. План на следующий день. Правила планирования рабочего дня, пока они не вошли в привычку, требуют ежедневной работы. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. И – не в ущерб сну и отдыху. Можно, например, по дороге с работы домой. Понятно, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром. Но – после досуга, сна, завтрака и приятных утренних ритуалов.
  • Читайте также:  Замена линолеума на ламинат

    Планирование рабочего дня

    Важнейшая задача секретаря – максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

    Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

    Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя.При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

    Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя – обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

    Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

    Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

    · приведение в порядок рабочего места руководителя;

    · подготовка к работе своего рабочего места;

    · обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

    · просмотр контрольной картотеки;

    · доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

    Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и тоже время.

    Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течении всего рабочего дня помогать руководителю выполнению намечаных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это важно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.

    Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого напроизводство или выполнение определенного объема работ и услуг.Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или спрогнозировать.

    Главными правилами рабочего дняявляются:

    · Постепенное вхождение в работу;

    · Обязательное чередование труда и отдыха;

    Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятно время для выполнения творческих и трудовых заданий – с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

    Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

    Наиболее продуктивными днями недели является вторник, среда и четверг. Пятница накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (приговоры, встречи) назначают на середину недели.

    Секретарем при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовывать с руководителем время подписания документов, приемы сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни.

    Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

    · правила начала дня;

    · правила середины дня;

    · правила окончания дня.

    Правила начала дня

    1.Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет большое значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

    Читайте также:  Пенсия на книжку сбербанка

    · Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

    · Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

    · Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

    Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

    2. Хорошо позавтракать и без спешки – на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу – такой старт может запросто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это – вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

    3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

    4. Перепроверять планы дня. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60 % вашего времени, а 40 % – это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

    5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например обеденное и послеобеденное.

    6. В первую очередь – ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач «группыА», все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию: во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

    7. Согласовывать план дня с руководителем. Речь идет о создании оптимальных условий для его деятельности. Секретарь должен быть в курсе дел руководителя. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня.

    Правила планирования середины дня

    1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач «группыА» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях

    2. Устанавливайте сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

    3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

    4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это – решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

    5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), еще раз подумайте, стоит ли это делать.

    6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное, делайте их регулярно.

    7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30-60 минут).

    8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

    9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?».

    10. Выкраивайте спокойный час. Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемойсконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

    11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80 % решений принимаются за 20 % времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

    Правила завершения рабочего дня

    Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

    · Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов – непременное условие нормальной работы.

    · План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

    Рекомендации по планированию рабочего дня

    ª Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

    ª Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

    ª Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

    ª Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

    Неправильно организованный рабочий день ведетк:

    1. быстрой утомляемости;

    2. хронической усталости;

    3. появляется раздражительность;

    5. уменьшается количество и качество выполняемой работы.

    Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

    Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9461 – | 7448 – или читать все.

    91.146.8.87 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

    Отключите adBlock!
    и обновите страницу (F5)

    очень нужно

    Комментировать
    0 просмотров
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Это интересно
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    Adblock detector