No Image

Подпись документа ворд эцп

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Что такое электронная подпись, где и как она используется? На такие вопросы должен знать ответ любой деловой человек, который имеет дела с ценными и важными бумагами. Подписать любой документ электронной подписью можно, используя инструменты Word или другие приложения Microsoft Office, а также специальную утилиту КриптоАРМ.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись или ЭП (как указано в ФЗ №63) – это специальный вид электронного шифрования, который помогает отмечать и идентифицировать электронные документы и письма. Чаще понятие электронная печать сокращают до ЭЦП, что означает электронная цифровая подпись.

Такая печать необходима для того, чтобы подтвердить причастность какого-либо лица к документу и защитить его от изменений. Согласно федеральным законам Российской федерации такая печать приравнивается к той, что оставляется от руки. А все ЭЦП разделяют на два типа:

  1. Простая, которая имеет юридическую значимость после нотариального соглашения сторон.
  2. Неквалифицированная, подтверждает авторство и защищает документ от изменений, а также имеет полную юридическую силу.

Независимо от типа, ее нужно уметь ставить, как с помощью инструментов Microsoft Office, так и с помощью КриптоАРМ, которые используются чаще всего.

Как подписать документ Word

Перед тем, как учится и пробовать ставить печать надо четко понять, что размещение ЭЦП на документе – это финальный этап создания, поэтому для начала нужно полностью завершить оформление и несколько раз проверить. Любая ошибка и опечатка может лишить печать юридической силы или изменить смысл трактовки документа.

Как только подпись будет поставлена, программа Word разрешит только чтение, также стоит сохранить несколько копий, чтобы был запасной вариант на случай ошибки.

Чтобы сделать электронную подпись в Ворде нужно выполнить следующие шаги:

  1. Открыть нужный документ и навести курсор на вкладку «Сервис» или «Файл» (зависит от года программы).
  2. После зайти в «Сведения».
  3. В окне выбрать вкладку «Безопасность» или «Защита документа» (разница в годах выпуска Word).
  4. Там будет параметр цифровой печати, нужно добавить новую, нажать «Добавить»
  5. После высветится окно, где надо указать данные человека, чья подпись будет использоваться.

Если все шаги сделаны верно, то внизу появится новый значок, который свидетельствует о том, что в документ вставлена подпись.

Также можно установить на компьютер программу Крипто-ПРО, у которой есть специальный плагин КриптоПро Office Signature для работы с Microsoft Office. После установки плагина в меню Файл появится новая кнопка «Подготовить».

Поставить электронную подпись на документ Word можно также, как и в предыдущем случае, за исключением того, что выбираем кнопку с упоминанием плагина Крипто-ПРО.

Стоит заметить, что в Office 365 плагин не поддерживается, но во всех остальных версиях, вплоть до Word 2019 все должно работать.

Использование КриптоАРМ

КриптоАРМ – это специальная утилита, которую используют, чтобы производить электронное шифрование и подписывать документы, соблюдая все правила и регламенты. Данной программой часто пользуются, чтобы подписать вордовский документ, а также вернуть свой документ в режим редактирования. Для того, чтобы установить электронную печать нужно соблюсти следующий порядок действий:

  1. На компьютере утилита КриптоАРМ уже должна быть установлена и авторизирована (если требуется).
  2. Навести курсор на нужный файл и правой кнопкой мыши нажать на него. После чего появится список задач и функций, среди них выбрать ту, где есть иконка КриптоАРМ.
  3. Появится новое окно, где также будет список функций и задач. Тут уже нужно выбрать требуемое действие, а именно вкладку «Подписать».
  4. Дальше будет загрузка и откроется рабочая панель. Тут нужно выбрать файл, если в списке нет нужного документа, то добавить его. В этом же окне можно просмотреть файл и проверить его перед началом процесса.
  5. Следующее окно – это панель с настройкой формата печати. Чаще всего здесь менять ничего не нужно, но если есть перечень обязательных настроек, то тут их следует установить. Когда все будет готов, надо нажать «Далее».
  6. Появляется еще одно окно настроек. Тут настраивается внешний вид печати и иные параметры. Здесь можно поместить печать в сам документ или создать для нее отдельный. Также настраивается с учетом индивидуальных нужд.
  7. Дальше выбирается сертификат для подписи. Если он есть, то значит печать будет отображаться, если сертификата нет, его нужно установить. Во вкладке «Посмотреть» можно проверить, как будет выглядеть ЭЦП.
Читайте также:  Регрессный иск к работнику

В итоге появится окно, где будет представлен полный перечень всей информации. Если все в порядке, то надо нажать «Завершение», если есть несостыковки, то надо вернуться к нужному шагу и исправить параметр. После завершения процесса, на документе будет иметься печать и изменить ее можно будет только с помощью приложения, имея соответствующий доступ.

Как вставить обычную подпись

Кроме использования специальной утилиты, можно воспользоваться базовыми инструментами, которые уже есть во всех программах от Microsoft Office. В Word есть возможность вставить подпись от руки или специальную графу для размещения там печати.

Вставка рукописной подписи

Наличие подписи, которая написана от руки всегда выглядит солидно и официально. Кроме этого подобный символ имеет юридическую силу, а значит такой документ будет еще и защищен на законодательном уровне. Расписаться в вордовском документе просто, но для этого нужно соблюдать следующие правила:

  1. Надо взять чистый лист бумаги и расписаться на нем. Подпись должна быть корректной и хорошо распознаваемой, чтобы ее можно было расшифровать, и она имела силу.
  2. Дальше нужен сканер, на котором эту подпись следует отсканировать. Корректным форматом для изображения является: GIF, PNG, JPG или BMP.
  3. После этого нужно открыть файл и обрезать всю картинку до самой печати.

Остается вставить в нужном месте нарисованную от руки картинку, и теперь в документе есть индивидуальная подпись, написанная от руки. При печати отсканированное изображение будет выглядеть очень натурально, будто это ксерокопия с оригинального договора, где уже была индивидуальная пометка.

Добавляем текст

Чтобы на документе присутствовал и иной текст, вроде инициалов, должности, контактной информации и так далее, то следует использовать инструмент «Экспресс-блоки». А делается это в следующем порядке:

  1. Если уже есть изображение с рукописной отметкой, то ниже этой картинки надо набрать нужный текст.
  2. Затем выделить текст вместе с картинкой, а после этого зайти в параметры «Вставка». Там появится инструмент «Экспресс-блоки», он и нужен.
  3. Затем будет предложено сохранить выделенную информацию в коллекции, это нужно сделать.
  4. После появится новое окно с настройкой нового блока. Нужно заполнить поля, как на картинке.

После этого во вкладке «Экспресс-блоки» появится готовая конструкция, которую можно вставлять в нужный документ.

Добавление строки для подписи

При составления документ иногда необходимо сделать место для подписи, чтобы были соблюдена все правила составления деловых бумаг. В Word есть специальный инструмент, с помощью которого можно сделать необходимую строку с характерной пометкой для наглядности. Чтобы все получилось правильно нужно сделать следующее:

  1. Нажать левой кнопкой мыши на место, куда требуется поместить строку.
  2. После найти в пункте «Вставка» инструмент, которой называется «Строка подписи».
  3. Появится список различных строк, нужно выбрать из всех них ту, что с пометкой Microsoft Office.
  4. Дальше появится окно с настройками внешнего вида и текстовых пометок. Если они требуются, то нужно вписать в них соответствующие данные.

Затем надо нажать «Ок» и в том месте, которое было отмечено, появится соответствующая строка. Ее также можно будет настраивать и менять данные.

Мало кто знает из пользователей о том, что продукты Microsoft Office могут работать с ЭЦП (Электронно-цифровавшая подпись). Данная возможность позволяет подписывать документы Word или Excel в электронном виде и отправлять их по почте. Такой подписанный документ равносилен бумажному варианту с подписью и печатью.

Читайте также:  Пример накладной на товар

Это значительно упрощает обмен между заинтересованными лицами и организациями. Так как нет необходимости возить бумажные варианты или отправлять их по почте.

Но при использование ЭЦП для подписанию электронных документов очень часто возникают различные проблемы. Они могут появляться из-за проблем с самим офисом. Кстати у меня есть целый раздел посвященный Microsoft Office, в нем много статей в которых я описывала различные проблемы и их решения возникающие при работе с Microsoft Office, рекомендую почитать будет очень полезно. Сегодня поговорим о двух наверно самых распространенных из них.

Для работы лучше всегда использовать лицензионное программное обеспечение это касается Microsoft Office и КриптоПро. Если офис стоит достаточно дорого есть методы решения проблемы с ключом. То цена КриптоПро приемлема.

Причин, по которым могут возникать данные ошибки много. В моем случае первая ошибка возникла после первоначальной настройки. Это установка КриптоПро, установки сертификата ЭЦП. И первой попытки подписания документа. Вторая ошибка появилась после перевыпуска сертификата по новому госту 2012. Решение для этих проблем было одно.

Для повышения знаний по работы с электронными ключами рекомендую почитать вот эту статью. Из неё вы узнаете как скопировать сертификат из закрытый ключ из реестра на носитель. И эту здесь я рассказал как решить проблемы с долгим открытием хранилища сертификатов.

Первая ошибка, которая может появиться при попытке подписания документа «Алгоритм шифрования не установлен на этом компьютере».

И вторая «Не удается добавить подпись в документ, если для подписи используется смарт-карта, необходимо убедиться что устройство для чтения смарт-карт установлено правильно».

Две самые распространенные ошибки при работе с ЭЦП в Microsoft Office

И так что же делать если возникли проблемы. Первым делам нужно установить продукт КриптоПро Office Signature. Эта программа позволяет создавать и проверять электронную подпись документов Microsoft Office.

Заходим на сайт скачиваем программу устанавливаем. Если возникнуть трудности с установкой там есть подробная инструкция.

После установки перезапускаем Microsoft Office. Заходим в пункт меню «Файл», в примере я использую Microsoft Office 2016. В данных продуктах есть встроенный механизм работы с ЭЦП. После установки КриптоПро Office Signature должен появиться дополнительный пункт именно от КриптоПро. Если раньше нужно было зайти в пункт «Защита документа» и выбрать там «Добавить цифровую подпись». То сейчас выбираем «Добавить электронную подпись (КриптоПро)» и пробуем подписать.

После проделанных действий документ должен быть успешно подписан. В большинстве случаев программа КриптоПро Office Signature помогала избавиться от этих ошибок. Если у вас все равно не получается подписать документ и возникают различные ошибки пишите в комментариях буду рад помочь.

Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.

В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:» , а с новой строки вставить пустые строки.

Дальше перейдите на вкладку «Вставка» , в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office» .

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК» .

Откроется окно «Настройка» . В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК» .

Читайте также:  2 Пункта 1 статьи 228 нк рф

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать» .

В следующем окне жмите «ОК» .

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок» .

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать» .

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать» .

Подтвердите создание подписи.

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный» , и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи» . Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке «Требуемые» . Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные» .

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке «Требуемые» .

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать» . Затем выполните все описанные выше действия.

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

Дальше можете заполнить поле «Цель» . Если сертификат выбран правильно, нажимайте «Подписать» , если нет – кнопку «Изменить» .

В окне подтверждения жмите «ОК» .

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

Думаю, Вам все понятно, и теперь Вы точно сможете добавить или строку для вставки ЭЦП в текст, или самостоятельно подписать электронной подписью нужный файл.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector