No Image

Пособие для кадровика 2018

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Нам обещают, что в ближайшем будущем появятся не только электронные трудовые книжки, но и электронные трудовые договоры, а также договоры о материальной ответственности, ученические договоры и другие кадровые документы в цифровом формате.

Инициативы Минтруда

Предложения по внедрению электронного кадрового документооборота Минтруд начал готовить с 2017 года. Изначально ведомство выступало за нововведения, которые позволят:

  • предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
  • все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
  • уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
  • обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.

При Минтруде действует рабочая группа, цель которой — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.

Электронные проверки ГИТ

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2019 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат. Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки. Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Максим Топилин

министр труда и социальной защиты

Мы также планируем в последующем вообще перейти на бесконтактный способ проверки путем проверки в удаленном режиме с использованием электронных технологий. Но для этого нужно, чтобы созрели условия для ведения всего делопроизводства, кадропроизводства в электронном виде.

Стоит отметить, что первый шаг к переходу на формат электронных проверок чиновники уже сделали, запустив сервис самопроверок «Электронный инспектор». Он позволяет работодателям самостоятельно пройти предварительную проверку соблюдения требований трудового законодательства.

Читайте также:  Рекламные щиты в подъездах

По результатам самопроверки работодатель получает заключение интерактивного сервиса об отсутствии или наличии нарушений в трудовых отношениях, а также инструменты для их устранения: инструкции к действию, шаблоны и образцы документов. Сервис, как справедливо отмечено, «позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда».

Электронная трудовая книжка

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Полный отказ от обычных трудовых книжек планируется с 1 января 2027 года. Таким образом, привычный документ превратится в электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета.

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

С 1 января 2021 года работодатели вернут работникам бумажные трудовые книжки, поскольку с них снимется ответственность за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, написавшие заявление о продолжении ведения бумажного аналога.

У электронных трудовых масса преимуществ:

  • упрощают ведение кадрового производства;
  • снимают вопрос о соблюдении сроков выдачи книжек при увольнении;
  • освобождают работника от необходимости запрашивать у работодателя копии трудовой;
  • стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • возможность для работников контролировать в режиме онлайн все сведения, которые вносятся в их трудовую.

Как будет учитываться трудовой стаж

Сейчас действует двойной учет трудового стажа: органы ПФР делают это на лицевых счетах работников, а работодатели — в трудовых книжках.

Сведения о стаже фонд берет из данных индивидуального лицевого счета работника. Поэтому эксперты считают, что с появлением электронных трудовых книжек пропадет ненужная двойная работа в учете стажа.

С 1 января 2020 года работодателям придется представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР по форме СЗВ-ТД, и делать это нужно будет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года эта информация при приеме на работу или увольнении должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа.

Электронные трудовые договоры

Инициатива по переводу трудового договора в электронную форму возникла, в частности, в связи с необходимостью как-то решить вопрос с оформлением трудовых отношений с дистанционными работниками.

Чиновники предполагают, что электронный трудовой договор не только сократит финансы и время на заключение трудового договора, но и позволит перевести дистанционных работников в поле легальной занятости.

Еще два года назад руководитель Роструда Всеволод Вуколов предложил создать специальную интерактивную площадку для заключения электронных трудовых договоров. По его словам, такой площадкой может выступать портал «Работа в России».

Эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений одобрила законопроект о начале перевода кадровых документов в электронный формат в рамках эксперимента. Он продлится с 1 января по 31 декабря 2020 года.

Суть эксперимента — дать возможность работодателям вести практически все кадровые документы в электронном виде без необходимости их дублирования на бумаге.

Известно, что в ряде случаев работодатель обязан будет обеспечить использование усиленной квалифицированной электронной подписи с обеих сторон: при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений.

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик". Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (

5 руб./день) >>
Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство – восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
  • большая справочная база, доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
  • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

  • Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
  • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
  • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор – в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

Читайте также:  Как провести очную ставку

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

"Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. "

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: " Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

Читайте также:  Формы секретности в россии

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector