No Image

Принято для учета в работе

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
12 декабря 2019

Из экспедиции документы, адресованные руководству, пере­даются в службу делопроизводства для регистрации и подготов­ки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, на­правляются в их секретариаты для тех же операций.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, ко­личество которых зависит от структуры организации, распреде­ления обязанностей между руководством, степени самостоя­тельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с не­большими штатами сотрудников документ передается исполни­телю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить по­следовательно от руководителя (заместителя) организации к ру­ководителям сначала крупных структурных подразделений (на­пример, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рас­смотрения документов руководителями, которые в силу занято­сти или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация до­кументов и контроль за сроками их исполнения, могут значи­тельно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канце­лярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то вре­мя движения документа увеличивается.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом ру­ководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предвари­тельное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выяв­ляет документацию, которая должна быть представлена руководи­телю в обязательном порядке — документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы струк­турных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов — в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди кото­рых имеется типовая документация, не требующая его компетен­ции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому рефе­рент должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководи­теля. Отобранный массив документов «спускается» на следую­щий уровень управленческой структуры, т.е. документы попа­дают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально — к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо по­ступивших документов еще представляется подборка справоч­ных данных или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя (см. гл. 4). В зависимости от содержания и назначения посту­пивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа — они необходимы для ознакомления, со­держат инструкции по выполнению каких-то операций или дей­ствий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит оз­накомление с документом необходимого круга сотрудников. Ви­зы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах озна­комления. На документе делается отметка «Принято к сведе­нию» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, ко­торое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются спе­циалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отмет­ки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуаль­ность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельно­сти, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональ­ной системе хранения документов. Свои соображения по харак­теру исполнения документа исполнитель представляет руководи­телю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования — сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, кото­рые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необхо­димого количества экземпляров проекта документа для сбора за­мечаний и предложений — так называемое параллельное согласо­вание. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютер­ной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информаци­ей между структурными подразделениями и отдельными автома­тизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, полу­чения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ог­раниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным масси­вам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.*

Читайте также:  Доставка живого пива на дом

* Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

После получения на проекте документа всех виз документ пе­репечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на под­пись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовлен­ного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициатив­ными документами — запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов склады­вается из подготовки проекта документа, его согласования, ви­зирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визирова­нию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организу­ется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Напри­мер, докладные записки рассматриваются руководителем на об­щих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядитель­ных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудо­вого законодательства, решения коллегиального органа — спе­циальный аппарат (секретариат коллегии).

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО

ПИСЬМО

от 19 мая 2015 г. N 07-04-05/09-319

О НАПРАВЛЕНИИ ОБЗОРА

РЕШЕНИЙ КОНТРОЛЬНЫХ ОРГАНОВ В СФЕРЕ ЗАКУПОК

В связи с поступающими вопросами по применению Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", а также в рамках реализации основного мероприятия на 2015 год по реализации Стратегической карты Казначейства России "Проведение мониторинга в соответствии с планом мониторинга правоприменения в Российской Федерации на 2015 год, включая развитие Информационной правовой базы "Правовые акты Федерального казначейства" (ИПБ ПАФК) и прикладного программного обеспечения "Федеральное казначейство. Аналитический учет и ведение судебной работы" Федеральное казначейство направляет для сведения и учета в работе обзор решений контрольных органов в сфере закупок (аналитический материал).

к письму Федерального казначейства

от __________ N ___________

РЕШЕНИЙ КОНТРОЛЬНЫХ ОРГАНОВ В СФЕРЕ ЗАКУПОК

Обработано 44-online

Об указании в проекте государственного контракта размера штрафа за ненадлежащее исполнение сторонами обязательств и размера пени за каждый день просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных государственным контрактом

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 04.02.2015 по делу К-88/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

Правилами определения размера штрафа, начисляемого в случае ненадлежащего исполнения заказчиком, поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом (за исключением просрочки исполнения обязательств заказчиком, поставщиком (подрядчиком, исполнителем), и размера пени, начисляемой за каждый день просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства, предусмотренного контрактом, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.11.2013 N 1063 (далее – Правила), установлены различные размеры штрафов в зависимости от цены государственного контракта (далее – контракт), при этом цена контракта на момент подготовки проекта контракта, прикладываемого к извещению и документации о закупке, заказчику неизвестна.

На основании изложенного, надлежащим исполнением обязанности заказчика по установлению размеров неустойки целесообразно считать включение в проект контракта всех возможных значений размеров штрафа , предусмотренных Правилами, для каждого порогового значения цены контракта, за исключением пороговых значений, превышающих начальную (максимальную) цену контракта , с указанием, что фиксированная сумма штрафа в соответствии с требованиями Положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее – Федеральный закон N 44-ФЗ) будет указана заказчиком при заполнении проекта контракта в зависимости от его окончательной цены.

К примеру, ответственность заказчика в виде штрафа за ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных контрактом, в проекте контракта может быть сформулирована следующим образом (при начальной (максимальной) цене контракта свыше ста миллионов рублей):

"Штраф за ненадлежащее исполнение Заказчиком обязательств, предусмотренных Контрактом, за исключением просрочки исполнения обязательств, предусмотренных Контрактом, устанавливается в виде фиксированной суммы и составляет ________ рублей ___ копеек (указывается размер штрафа в зависимости от Цены Контракта:

2,5 процента от Цены Контракта в случае, если Цена Контракта не превышает 3 (трех) млн. рублей;

2 процента от Цены Контракта в случае, если Цена Контракта составляет от 3 (трех) млн. рублей до 50 (пятидесяти) млн. рублей;

1,5 процента от Цены Контракта в случае, если Цена Контракта составляет от 50 (пятидесяти) млн. рублей до 100 (ста) млн. рублей;

Читайте также:  Лучший коньяк в россии 2018

0,5 процента от Цены Контракта в случае, если Цена Контракта превышает 100 (сто) млн. рублей).".

Также необходимо прописывать в контрактах порядок расчета пени за просрочку исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом, в строгом соответствии с Правилами (пункты 6 – 8). Ссылка на Правила без приведения в проекте контракта соответствующего порядка расчета пени будет являться недостаточной и может повлечь привлечение заказчика к административной ответственности.

Установленная в проекте контракта ответственность поставщика (подрядчика, исполнителя) за просрочку обязательств, предусмотренных контрактом, должна соответствовать Правилам

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 28.01.2015 по делу К-66/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

Положениями Правил (пункты 6 – 8) установлен порядок расчета размера пени, подлежащей уплате поставщиком (подрядчиком, исполнителем) за просрочку обязательств, предусмотренных контрактом, который в том числе регулирует порядок расчета ставки пени (пункты 7 – 8 Правил), в связи с чем размер ставки пени , подлежащей уплате поставщиком (подрядчиком, исполнителем) за просрочку обязательств, предусмотренных контрактом, не является фиксированным.

Таким образом, установление заказчиком в проекте контракта фиксированного размера пени для поставщика (подрядчика, исполнителя) (например, в размере 1/300 действующей на день уплаты пени ставки рефинансирования Центрального Банка Российской Федерации от цены контракта, уменьшенной на сумму, пропорциональную объему обязательств, предусмотренных контрактом и фактически исполненных подрядчиком) будет являться нарушением Федерального закона N 44-ФЗ и Правил

В этой связи, заказчиком в проекте контракта, прилагаемом к извещению (документации) о закупке, размер пени за каждый день просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства, предусмотренного контрактом, должен устанавливаться в соответствии с требованиями пунктов 6 – 8 Правил.

Срок действия государственного контракта должен формироваться с учетом сроков поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг, а также сроков выполнения иных обязательств по контракту (применительно к контрактам, заключаемым по итогам проведения электронных аукционов)

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 02.02.2015 по делу К-79/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

С учетом проведенного анализа решений Федеральной антимонопольной службы, при установлении в проекте контракта сроков его действия необходимо принимать во внимание предусмотренные извещением, документацией о закупке сроки поставки товаров, завершения работ и оказания услуг, а также сроки выполнения иных обязательств по контракту (приемки и оплаты товаров, работ, услуг, а также выполнения гарантийных обязательств).

Установление сроков действия контракта, не соответствующих срокам исполнения обязательств по контракту (например, несоразмерно увеличивающих срок действия контракта по отношению к срокам выполнения обязательств по контракту с учетом обязательств по приемке и оплате товаров, работ, услуг, а также выполнению гарантийных обязательств), может быть признано нарушением законодательства о контрактной системе в сфере закупок

Возможным вариантом установления сроков действия контракта может являться следующий (применительно к контрактам, заключаемым по итогам проведения электронных аукционов) :

Приведенная формулировка может использоваться до ввода в эксплуатацию единой информационной системы в сфере закупок.

" Настоящий Контракт вступает в силу с момента его заключения, определенного в соответствии с частью 8 статьи 70 Федерального закона с учетом части 10 статьи 112 Федерального закона, и действует до даты надлежащего выполнения Сторонами всех обязательств по настоящему Контракту."

Сроки поставк и товаров, выполнения работ, оказания услуг, указываемые в извещении, документации о закупке и контракте, должны прописываться с учетом сроков проведения процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя)

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 29.01.2015 по делу К-69/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 29.01.2015 по делу К-69/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

Согласно части 1 статьи 34 Федерального закона N 44-ФЗ контракт заключается на условиях, предусмотренных извещением об осуществлении закупки, документацией о закупке, заявкой, окончательным предложением участника закупки, с которым заключается контракт.

В соответствии с частью 2 статьи 34 Федерального закона N 44-ФЗ при заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных указанной статьей и статьей 95 Федерального закона N 44-ФЗ. При этом положениями статьи 95 Федерального закона N 44-ФЗ не предусмотрена возможность внесения в контракт изменений в части срока действия контракта и срока исполнения обязательств по контракту при его заключении, даже если к моменту заключения контракта указанные сроки уже истекли.

В этой связи, заказчику целесообразно устанавливать в извещении и документации о закупке сроки выполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств по контракту, исчисляемые со дня заключения соответствующего контракта.

При необходимости установления сроков поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг путем указания на конкретные даты, соответствующие сроки должны быть дополнительно просчитаны заказчиком с учетом сроков проведения процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

Установление заказчиком в извещении и документации о закупке сроков поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг без учета сроков проведения процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя) может повлечь невозможность заключения и исполнения контракта на условиях, установленных извещением и документацией о закупке, и, как следствие, аннулирование закупки контрольным органом

В контракте должен быть прописан порядок оплаты за поставленные товары, выполненные работы и оказанные услуги четко и последовательно, без возможности вмешательства в хозяйственную деятельность участника закупки

Читайте также:  Регион армении на машинах

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 28.01.2015 по делу К-67/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

Установление заказчиком в проекте контракта, прилагаемом к извещению (документации) о закупке, порядка оплаты без указания конкретного размера аванса , а также установление не предусмотренных Федеральным законом N 44-ФЗ требований к целям расходования аванса , может быть признано нарушением законодательства о контрактной системе в сфере закупок

За исключением случаев, предусмотренных статьей 5 Федерального закона от 01.12.2014 N 384-ФЗ "О федеральном бюджете на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов".

В этой связи, заказчиком в контракте согласно части 13 статьи 34 Федерального закона N 44-ФЗ должен указываться конкретный размер авансовых платежей с учетом требований законодательства, а также порядок их выплаты без установления дополнительных требований к целям расходования полученного аванса, если иное не предусмотрено законодательством.

Требование об обязательном соответствии представляемой в качестве обеспечения исполнения контракта банковской гарантии установленной в документации о закупке форме является неправомерным

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 28.01.2015 по делу К-67/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

В соответствии с частью 6 статьи 45 Федерального закон N 44-ФЗ основанием для отказа в принятии банковской гарантии заказчиком является:

1) отсутствие информации о банковской гарантии в предусмотренных указанной статьей реестрах банковских гарантий;

2) несоответствие банковской гарантии условиям, указанным в частях 2 и 3 данной статьи;

3) несоответствие банковской гарантии требованиям, содержащимся в извещении об осуществлении закупки, приглашении принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), документации о закупке, проекте контракта, который заключается с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем).

Приведенный перечень оснований является исчерпывающим , в связи с чем отказ заказчика в принятии банковской гарантии по причине ее несоответствия установленной в документации о закупке форме (образцу) является не предусмотренным Федеральным законом N 44-ФЗ основанием для непринятия банковской гарантии и может быть признан нарушением законодательства о контрактной системе в сфере закупок

При установлении требований о привлечении к исполнению контракта субподрядчиков из числа субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций, такие требования должны быть единообразно прописаны в извещении, документации о закупке и контракте, прилагаемом к извещению (документации) о закупке

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 10.03.2015 по делу К-167/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

В соответствии с частью 5 статьи 30 Федерального закона N 44-ФЗ заказчик при определении поставщика (подрядчика, исполнителя) вправе установить в извещении об осуществлении закупки требование к поставщику (подрядчику, исполнителю), не являющемуся субъектом малого предпринимательства или социально ориентированной некоммерческой организацией, о привлечении к исполнению контракта субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций.

Согласно части 6 статьи 30 Федерального закона N 44-ФЗ условие о привлечении к исполнению контрактов субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций в случае, предусмотренном частью 5 статьи 30 Федерального закона N 44-ФЗ, включается в контракты с указанием объема такого привлечения, установленного в виде процента от цены контракта.

При этом, установленные заказчиком положения в извещении, документации о закупке и проекте контракта не должны противоречить друг другу. Кроме того, установленное заказчиком в проекте контракта требование об обязательном привлечении субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций должно в обязательном порядке устанавливаться также в извещении об осуществлении закупки .

Установление в проекте контракта возможности продления срока выполнения работ , а также увеличения обеспечения исполнения контракта в период исполнения контракта является неправомерным

(Решение Федеральной антимонопольной службы от 12.02.2015 по делу К-122/15 о нарушении законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок).

Согласно части 2 статьи 34 Федерального закона N 44-ФЗ при заключении контракта указывается, что цена контракта является твердой и определяется на весь срок исполнения контракта, а в случаях, установленных Правительством Российской Федерации, указываются ориентировочное значение цены контракта либо формула цены и максимальное значение цены контракта, установленные заказчиком в документации о закупке. При заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных статьей 34 Федерального закона N 44-ФЗ и статьей 95 Федерального закона N 44-ФЗ.

В этой связи, установление в проекте контракта возможности продления сроков выполнения работ, а также увеличения обеспечения исполнения контракта в период исполнения контракта, будут являться нарушением части 2 статьи 34 Федерального закона N 44-ФЗ

Таким образом, с учетом складывающейся административной практики, при установлении в проекте контракта (контракте) условий изменения контракта, такие условия должны указываться заказчиком в строгом соответствии со статьями 34, 95 Федерального закона N 44-ФЗ.

Грамотно ли составлена фраза: "Принять к руководству в работе"?

3 ответа 3

[Принять к руководству в работе].

Фраза построена неверно. Ср.: Принять (использовать) как руководство к действию.

ИЛИ: Принять как руководство в работе.

РУКОВОДСТВО, 2. То, чем руководствуются или следует руководствоваться.

Принять к руководству в работе. Грамматически фраза составлена верно, в качестве краткой резолюции (без подробностей) можно использовать.

На документе обычно делается отметка «Принять к руководству и исполнению». Или: Принять постановление к руководству.

В других случаях указывается вид деятельности, например: При планировании и проведении артиллерийского наступления принять к руководству следующее.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
No Image Советы юриста
0 комментариев
Adblock detector