Любое движение товарно-материальных ценностей, в том числе медикаментов и различных аптечных товаров, должно быть оформлено документально.
Требование-накладная отражает передачу товаров из подразделения в подразделение или другую организацию и является документом первичного бухгалтерского учета.
Есть определенные правила и порядок оформления, хранения и уничтожения этих документов на товар, необходимые к соблюдению и обеспечивающие должный учет и ведение бухгалтерии.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-44-61 . Это быстро и бесплатно !
Для чего используют этот документ в аптечных учреждениях?
В аптеках требования-накладные используются при передаче медикаментов и различных медицинских товаров лечебным организациям, подразделениям внутри аптеки, а также в сторонние аптеки.
Какую форму применяют?
Требование-накладная как форма документации первичного бухгалтерского учета именно для аптек утверждена была Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 №14 «Об утверждении специализированных форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений». Для нее разработана типовая форма АП-16, которая актуальна в настоящее время.
В 1997 году Постановлением Госкомстата утверждены типовые формы документов, в том числе и межотраслевая типовая форма требования-накладной М-11. Но данная форма предназначена только для внутреннего учета товарно-материальных ценностей и не подходит в случае их передачи в другую организацию.
Если в аптеке движение медикаментов происходит только внутри организации между ее структурными подразделениями и нет внешних коммуникаций, то возможно оформление передачи ТМЦ по требованию-накладной формы М-11.
Если же аптека отпускает лекарства в медицинские учреждения или другие аптеки, а также идет движение внутри организации, то необходимо использовать единую специализированную форму АП-16 для единообразия оформления документации.
О требовании-накладной по форме 0504204 читайте в этой статье.
Как заполнить для отпуска лекарственных средств и препаратов?
- В документе обязательно проставляется порядковый номер и дата. Нумерация ведется с начала года.
- В шапке указывается полное наименование аптеки, ее структурное подразделение, код подразделения. Ниже указывается полное наименование получателя и основание отпуска (например, «Договор №10 от 11.12.2017»). Если получатель действует через представителя, то рядом в графе указывается его данные и доверенность.
- В графах таблицы прописываются наименования медикаментов на латинском языке, дозировка, форма выпуска (мазь, таблетки, ампулы…), общее количество и цена.
- Если аптека учитывает ТМЦ в суммовом выражении, то при передаче медикаментов медицинским учреждениям по розничной цене графы, в которых указываются оптовые цены, не заполняются.
- При отпуске наркотических, психотропных, ядовитых и сильнодействующих лекарств (подлежат предметно-количественному учету) документы оформляются отдельно для каждого вида медикаментов. При оформлении заявок на психотропные и наркотические средства учитываются утвержденные расчетные нормативы.
- При оформлении требования для конкретного больного в бумаге прописываются его фамилия, имя, отчество, номер истории болезни.
- Требования-накладные распечатываются в трех экземплярах, а на вещества, подлежащие предметно-количественному учету – четыре экземпляра. После отпуска медикаментов один экземпляр вместе с товарным отчетом остается в аптеке, второй передается покупателю, третий – получателю.
Какие печати, штампы и подписи нужно проставить?
Сегодня бумаги оформляются на компьютере, хотя не исключено и заполнение от руки. В любом случае они должны быть подписаны должностными лицами с расшифровкой подписей.
На документах должны быть проставлены:
- Штамп лечебно-профилактического учреждения, которое получает препараты в аптеке.
- Подписи главного бухгалтера и начальника медицинского учреждения или его заместителя по лечебной части. Вместо подписи главного бухгалтера (в случае его отсутствия или удаленного местонахождения) может расписаться главная медсестра.
- Круглая печать организации.
Частные доктора на основании лицензии на медицинскую деятельность и соглашения с аптечным учреждением могут получать медикаменты по требованию-накладной. В этом случае бумаги должны быть заверены их подписью, личным штампом и печатью. Аптеки не имеют права отпускать частным врачам лекарства, подлежащие предметно-количественному учету.
Действителен ли документ без подписей и печатей?
Накладные обязательно должны быть подписаны должностными лицами. Без подписей они будут не действительны. Например, врачи стоматологической клиники могут выписывать для работы необходимые препараты для применения в лечебном кабинете за своей подписью, но не имеют права передавать их больным.
Сколько должен храниться?
Требования-накладные сшиваются в тома, на которых указываются месяц и год. Сроки хранения документов в условиях, обеспечивающих сохранность:
- на психотропные и наркотические вещества (списки II и III) – десять лет;
- на иные лекарства, подлежащие ПКУ – три года;
- на остальные медикаменты – один календарный год.
Что делать после истечения срока хранения?
По окончании срока хранения документы подлежат уничтожению. Ревизия проводится ежемесячно, в случае надобности составляются акты об уничтожении требований-накладных.
Для этого издается приказ о комиссии в составе председателя и членов комиссии, не менее трех человек. Акты составляются раздельно для каждой группы накладных по признаку хранения. Форма актов предусмотрена Инструкцией о порядке выписывания лекарственных препаратов и оформления рецептов и требований-накладных, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 12.02.07 № 110.
- В шапке акта указывается наименование документа «Акт об уничтожении требований…», ниже проставляется дата и номер документа, перечисляются члены комиссии с указанием полностью Ф.И.О. и должностей.
- Ниже указывается, что комиссия произвела изъятие и уничтожение в организации (полное наименование) документов на получение медикаментов (указывается группа веществ) за такой-то период.
- Ниже идет табличная форма, в которой поименованы документы и что по ним отпускалось.
- После этого идет запись о способе ликвидации документов (сжигание, измельчение, растворение в хлорной извести). В конце акта подписывается председатель и члены комиссии.
Процедура оформления требований-накладных, их хранения и уничтожения, проведенная должным образом, избавит от проблем с ведением бухгалтерского учета и со стороны контролирующих органов.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-44-61 (Москва)
+7 (812) 425-63-42 (Санкт-Петербург)
ОБРАЗЕЦ.
____________________ УТВЕРЖДАЮ:
АПТЕКА № 123 Иванова И.И.
Отделение, склад, аптека Подпись руководителя учреждения
НАКЛАДНАЯ (ТРЕБОВАНИЕ) №_27_____ «1»__11____2007 г.
Основание(цель) Для лекарственной терапии Через кого Старшая м/с
Кому________64 Городская Клиническая Больница 1 тер отделение___
№ и название отделения (службы)
| Наименование, сорт, размер, фасовка, дозировка. | Единица измерения | Номен- клатур- ный № | Коли-чество затре-бовано | Коли- чество отпу- щено | Цена | сумма |
| Анальгин в таб. 0,5г №10 | Упаковка. | 10 | ||||
| Трентал в таб. 400 мг №30 | Упаковка. | 20 | ||||
| Р-р Димедрола 1%-1,0 мл в ампул.№10 | Упаковка. | 10 | ||||
| Кавинтон в таб. 10 мг.№30 | Упаковка. | 15 | ||||
| Р-р Глюкозы 0,5%- 500 мл | Флакон. | 30 | ||||
| Р-р вит. « С» 1%-2мл в ампул.№10 | Флакон. | 20 | ||||
| Имодиум в капс. 2 мг №20 | Упаковка. | 20 | ||||
| Р-р Натрия Хлорида 0,9%- 5,0 мл №10 | Упаковка | 40 | ||||
| Марля по 5 метр | Упаковка. | 50 | ||||
| Бинт 7/14 | Штук. | 50 | ||||
| Корвалол 20 мл | Флакон. | 15 |
Подпись зав. отделения: Петров И.М. Дата: 1.11.2007 г.
Рисунок № 2
Маркировка лекарственных средствизготавливаемых в аптеке стационара.
АПТЕКА № 123
ЭФЕДРИНАДля наружного употребления
ГИДРОХЛОРИДА (желтая этикетка)
АПТЕКА№ 123
ЭЛЕУТЕРОКОККАДля внутреннего употребления
ЭКСТРАКТ ЖИДКИЙ
50,0 мл(белая этикетка)
ВНУТРЕННЕЕ 12.11.2007
АПТЕКА №123
Для стерильных растворов в
РАСТВОР ДЛЯ ИНЪЕКЦИЙ
НАТРИЯ ХЛОРИДАампулах и флаконах
ИЗОТОНИЧЕСКИЙ 0,9 %-500,0 мл
СТЕРИЛЬНО 12.11.2007
Дата добавления: 2015-10-09 ; просмотров: 4638 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ
Прием товаров на железнодорожных и водных станциях. Прием товаров на аптечном складе.
Получение товаров на складе поставщика осуществляется материально-ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта.
При получении товара представитель аптеки обязан проверить соответствие наименования, вида, цены и количества тем данным, которые указаны в товарно-транспортных накладных, т.е. произвести приемку товаров по количеству товарных единиц и массе нетто, по качеству и комплектности. Окончив приемку, заведующий аптекой подписывает сопроводительные документы, подтвердив факт приемки.
Если товар уже упакован (затарен), то представитель аптеки осуществляет предварительную приемку: по количеству мест и массе брутто. Об этом делается отметка на сопроводительных документах. Окончательная приемка товаров будет проведена непосредственно в аптеке.
С момента получения товаров на складе до момента передачи его в аптеку, представитель аптеки несет материальную ответственность за товары.
Станция сообщает аптеке о прибытии груза телеграммой или письменным сообщением. Приемка товаров должна производиться немедленно по прибытии груза. Несвоевременное получение продукции влечет за собой довольно солидную уплату штрафов. Груз, поступающий в исправной таре и не вызывающий сомнений в результате осмотра и взвешивания, принимается представителем аптеки по количеству мест, контейнеров и массе «брутто», согласно сопроводительным документам, а по количеству товарных единиц, массе «нетто», качеству и комплектности – непосредственно в аптеке.
Если при приемке от органов транспорта обнаруживается повреждение или порча груза, несоответствие его наименования и массы, или количества мест данным, указанным в транспортном документе, то представитель аптеки обязан потребовать вскрытия поврежденных грузовых мест товара для проверки соответствия его количества и качества сопроводительным документам.
В случае порчи груза по вине транспортного ведомства приглашается представитель бюро транспортных экспертиз. Аптека имеет право отказаться от такого груза.
При обнаружении недостачи, боя, порчи товара составляют коммерческий акт, где отражаются условия поставки, причины, претензии, размер ущерба. Коммерческий акт служит основанием для предъявления претензии (иска) к транспортной организации.
Приемка товаров в аптеке включает в себя:
– проверку количества поступивших товаров, их качество и комплектность;
– оформление приемки соответствующими документами;
– принятие товаров на учет.
Прием товаров в аптеке осуществляется материально-ответственным лицом на основании товарных и сопроводительных документов: товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, описи, упаковочных вкладышей и др.
Согласно постановлению правительства РФ №55 от 19.01.98г. товар, поступивший в аптеку в подтверждении факта соответствия его качества установленным требованиям должен иметь один из следующих документов:
2) товарно-сопроводительные документы, оформленные изготовителем или поставщиком и содержащие по каждому наименованию товара сведения о подтверждении его соответствия установленным требованиям (регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименование изготовителя или поставщика, принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший).
Эти документы должны быть заверены подписью и печатью изготовителя (поставщика) с указанием его адреса и телефона.
При поступлении от поставщика изделий медицинского назначения, в аптеку с ними должны поступить документы, подтверждающие законность реализации и качество данной группы товаров:
1. Заверенная подписью руководителя и печатью организации – поставщика копия лицензии:
– на право производства и оптовой реализации поставляемых изделий медицинского назначения (для предприятий-производителей);
– на право оптовой реализации поставляемых изделий медицинского назначения (для торгующих организаций).
2. Заверенные подписью руководителя и печатью организации-поставщика копии регистрационных удостоверений Минздрава РФ, разрешающие применение каждого из поставляемых изделий медицинского назначения в медицинской практике на территории РФ.
3. Копии сертификатов соответствия требованиям безопасности на каждое из поставляемых изделий медицинского назначения, выданные органами по сертификации, аккредитованными Госстандартом России.
Парафармацевтическая продукция должна иметь гигиенический сертификат и регистрационное удостоверение.
Товар, доставленный транспортом аптечного склада в аптеку, принимают по количеству мест и массе брутто. Это предварительная приемка с целью ускорить высвобождение транспорта аптечного склада. При этом материально-ответственные лица на всех экземплярах товарно-транспортных накладных (или накладных-требований), возвращаемых шоферу или экспедитору (2 экз.), проставляют штамп аптеки или печать аптеки и свою подпись. Этим самым подтверждается факт приемки. В этих документах указывают также расхождения (если они имели место) между фактическим наличием товаров и данными накладных.
Окончательную приемку товара с момента получения производят в соответствии с требованиями нормативно-технической документации в 10-дневный срок при одногородней, и в 20-дневный – при иногородней поставке, а скоропортящейся продукции – в течение 24 часов. Приемку импортных медикаментов осуществляют в 7-дневный срок со дня прибытия товаров на склад получателя.
Качество поступивших товаров проверяется согласно приказа №214 от 16.07.97г. «Инструкция по контролю качества ЛС, изготовляемых в аптечных организациях (аптеках)». Приказ регламентирует порядок проведения приемочного контроля, который проводится с целью предупреждения поступления в аптеку некачественных лекарственных средств.
Приемочный контроль заключается в проверке поступающих лекарственных средств на соответствие требованиям по показателям: «Описание»; «Упаковка»; «Маркировка»; в проверке правильности оформления расчетных документов (счетов), а также наличия сертификатов соответствия производителя и других документов, подтверждающих качество лекарственных средств в соответствии с действующими нормативными документами.
Контроль по показателю «Описание» включает проверку внешнего вида, цвета, запаха. В случае сомнения в качестве лекарственных средств образцы направляются в территориальную контрольно-аналитическую лабораторию. Такие лекарственные средства с обозначением: «Забраковано при приемочном контроле» хранятся в аптеке изолировано от других лекарственных средств.
При проверке по показателю «Упаковка» особое внимание обращается на ее целостность и соответствие физико-химическим свойствам лекарственных средств.
При контроле по показателю «Маркировка» обращается внимание на соответствие оформления лекарственных средств действующим требованиям.
Особое внимание следует обращать на соответствие маркировки первичной, вторичной и групповой упаковки, наличие листовки-вкладыша на русском языке в упаковке (или отдельно в пачке на все количество готовых лекарственных средств).
На этикетках упаковки с лекарственными веществами, предназначенными для изготовления растворов для инъекций и инфузий, должно быть указание «Годен для инъекций».
Лекарственное растительное сырье, поступившее от населения, проверяется по показателю «Внешние признаки» в соответствии с требованиями Государственной Фармакопеи или действующего нормативного документа, после чего направляется на анализ в территориальную контрольно-аналитическую лабораторию.
Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, сертификат качества и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп аптеки, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товарно-сопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью аптеки.
Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и компетентности товаров окончена в установленные сроки.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
No related posts.