No Image

Учет кадров на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ
1 просмотров
12 декабря 2019

Сегодня для процедура приема на работу сотрудников вне зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия регламентируется действующими законодательными нормами.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

При этом необходимо помнить о том, что все подобного типа процедуры регламентируются законодательными нормами. Какие-либо отклонения от них попросту не допустимы.

В случае обнаружения контролирующими органами каких-либо нарушений возможно наложение достаточно серьезных взысканий.

Содержание

Во избежание возникновения всевозможных сложностей было разработано специальное программно обеспечение. Оно позволяет автоматизировать кадровый учет, избежать различных ошибок, недочетов.

Общие аспекты ↑

Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне. Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел.

Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

Причем если отдельная документация унифицирована и должна составляться в соответствии с образцами, иная формируется на предприятии.

Существует множество различных нюансов, связанных с ведение кадрового учета на предприятии.

Именно поэтому необходимо будет заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами:

  • что это такое?
  • с какой целью осуществляется?
  • правовое регулирование.

Что это такое?

Прежде, чем приступить к организации кадрового учета на каком-либо предприятии, необходимо будет обязательно ознакомиться с определением данного понятия. Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.

При этом подобного рода учет должен вестись не только у юридических лиц, но также у индивидуальных предпринимателей.

Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

  • документальное оформление приема на работу сотрудника;
  • перемещение работников по должностям;
  • увольнение сотрудников;
  • регламентирование трудовых отношений между самими работниками и их руководством;
  • организация труда;
  • иное.

Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

Сегодня помимо общепринятых нормативных документов, которые регламентируют процедуру учета, имеются специализированные. Действие их распространяется на предприятия, ведущие деятельность в определенных сферах.

Например, муниципальные организации, иные. Особенно важно быть внимательным при ведении кадрового учета государственных служащих.

С какой целью осуществляется

Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

Составление и последующее редактирование С учетом законодательных норм и пожеланий руководителей штатного расписания
Учет обработанного табельного времени, а также его контроль С целью избегания нарушения действующих законодательных норм
Осуществление персонифицированного учета В соответствии с действующими законодательными нормами
Формирование трудовых договоров Дополнительных распоряжение и различных приказов (о приеме на работу, увольнении, поощрении и других)
Ведение документации в соответствии с законодательными нормами личных дел;
персональных карточек;
личных карточек (по форме №Т-2);
трудовых книжек;
больничных листов
Подбор сотрудников с учетом их личных качеств Анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами
Оформление дополнительной документации в определенных ситуациях справок о самом факте трудоустройстве;
копий трудовых книжек – заверенных соответствующим образом
Составление графика отпусков В соответствии с действующими законодательными нормами, а также его последующее по необходимости редактирование
Сбор, составление всех документов Требуемых для назначения пенсии вышедшим на неё сотрудникам
Ведение воинского учета Данный момент регламентируется законодательными нормами, строго обязателен для осуществления

Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета.

Правовое регулирование

Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета.

К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее:

Трудовой кодекс РФ Под редакцией Федерального закона №197-ФЗ от 30.12.01 г.
Закон РФ №1032-1 от 19.04.91 г. «О занятости населения Российской Федерации»
Федеральный закон №62-ФЗ от 31.05.02 г. «О гражданстве Российской Федерации»
Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г. «Об архивном деле»
Федеральный закон №63-ФЗ от 06.04.11 г. «Об электронной подписи»
Федеральный закон №129-ФЗ от 09.08.95 г. «О почтовой связи»
Общероссийский классификатор управления документами ОК 011-93 Введен постановлением №299 Госстандарта РФ от 30.12.93 г.

Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам.

Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки.

На данный момент основополагающим документом, регламентирующим процесс ведения трудовой, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

Утверждены Постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.03 г. Изучить все нормативные документы, касающиеся кадрового учета, достаточно сложно.

Особенно если дело касается предприятия, одновременно работающего в нескольких различных направлениях. В таком случае желательно будет избежать ручного оформления.

Формулу коэффициента постоянства кадров, читайте здесь.

Одним из самых востребованных и качественных программ сегодня делаются в 1С. Данная структура предлагает своим клиентам обширный перечень автоматизированных программ для производства.

Как вести учет кадров в организации ↑

Осуществлять учет кадров в организации необходимо в соответствии с действующими нормативными документами. Отклонения от установленных законодательством норм не допускается.

Но у большинства впервые столкнувшихся с необходимостью ведения подобного учета граждан возникают сложности. Именно поэтому стоит заранее рассмотреть вопросы:

  • с чего начать;
  • какие нужны документы;
  • обязательные журналы в кадровом делопроизводстве (образцы).

С чего начать

Самое сложное в постановке кадрового дела на сегодняшний день – самое начало. Первое, чем необходимо будет заняться сотруднику или непосредственно руководителю при постановке в нуля – оформление документации.

Читайте также:  2700 Гривен сколько в рублях

Необходимо будет организовать соответствующим образом документооборот. Необходимо будет осуществить следующие действия:

  • разработать все требуемые обязательно на предприятии нормативные локальные каты:
  1. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  2. Основное положение по оплате труда.
  3. Инструкции должностного характера.
  4. Регламент для отдельных структурных подразделений.
  5. Соглашение на обработку персональных данных.
  6. Положение о защите данных сотрудников.
  • разрабатывается персональное штатное расписание для каждой отдельной штатной единицы;
  • формируется штатная расстановка;
  • подготавливаются типовые или же специализированные трудовые договора, а также соглашения о материальной ответственности;
  • подготовка табеля форм по личному составу;
  • оформляется личная карточка работника – по форме №Т-2;
  • разрабатываются личные бланки-заявления для работников;
  • подготавливаются различного рода внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей по ведению воинского учета, а также трудовых).

При этом следует помнить, что оформление всех кадровых событий должно осуществляться обязательно при использовании первичной документации.

Перечень её отражается в соответствующих разделах нормативно-правовой документации. Образы важно рассмотреть заранее.

При возможности и отсутствии автоматизированной системы ведения учета необходимо будет скачать образцы всех необходимых документов из интернета. Важно пользоваться авторитетными источникам.

Какие нужны документы

Сегодня при ведении кадрового учета необходимо будет составить очень большое количество самых разных документов. Но при существует перечень, которые следует оформить в первую очередь.

Такие документы называются «первичными». В этот перечень на сегодняшний день входит следующее (все они пронумерованы соответствующим образом):

№Т-1 Приказ о приеме сотрудника (одного) на работу
№Т-1а Приказ о приеме сотрудников (нескольких сразу) на работу
№Т-2 Образец оформления личной карточки конкретного сотрудника
№Т-2ГС (МС) Необходимо оформлять в случае, если трудоустройство осуществляется муниципального (государственного) служащего
№Т-3 Представляет собой образец штатного расписания
№Т-4 Необходимо составлять для научного/педагогического сотрудника
№Т-5 Формат приказа, оформляемого в случае необходимости перевода на другую работу конкретного сотрудника
№Т-5а Приказ, оформляемый в случае перевода сразу нескольких работников на другую работу
№Т-6 Такое распоряжение оформляется при предоставлении отпуска
№Т-6а Если предоставляется отпуск одновременно сразу нескольким работникам
№Т-7 Представляет собой график отпусков
№Т-8 Приказ, оформляемый в случае прекращения действия трудового соглашения
№Т-8а Если необходимо будет осуществить процедуру увольнения
№Т-9 Требуется составлять при отправке работника в командировку
№Т-9а Если необходима отправка в командировку
№Т-10 Формируется командировочное удостоверение
№Т-10а Представляет собой унифицированный формат служебного задания, включает в себя отчет (если подобное необходимо в конкретном случае)
№Т-11 Если необходимо осуществить поощрение работника
№Т-11а Поощрение сразу двух или же большего количества различных работников
№Т-12 Документ учета рабочего времени, формат вычислений
№Т-13 Как составляется табель ведения учета рабочего времени

Перечень форматов различного рода учетной документации включает в себя не один десяток различного рода документов.

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровый учет на предприятии

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

  • приема сотрудников;
  • увольнения;
  • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
  • командировок;
  • больничных листов;
  • табеля рабочего времени;
  • отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
  • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

  • ведение воинского учета;
  • регламентация трудовых отношений;
  • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
  • организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

Отдел кадров в организации

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.

Читайте также:  Sutochno u личный кабинет
  • Устройство на работу, перевод, а также увольнение работников предприятия согласно Трудовому законодательству, положениям, распоряжениям и приказам работодателя.
  • Подготовка нужных материалов для различных комиссий и т. п.
  • Работа с трудовыми книжками. Внесение в них записей, ведение учета и организация хранения.
  • Вычисление трудового стажа.
  • Оформление командировок.
  • Разработка штатного расписания.
  • Составление и выдача справок о рабочей деятельности сотрудников в настоящее и прошлое время.
  • Учет отпусков любого характера. Составление и контроль соблюдения графика предоставляемых очередных отпусков.
  • Заполнение и регистрация больничных листов.
  • Составление должностных правил и инструкций.
  • Разработка нормативов по охране труда.
  • Ведение воинского учета.
  • Выдача и составление официальных бумаг, нужных для оформления пенсий, компенсаций и льгот.
  • Изучение факторов, влияющих на текучесть кадров. Участие в разработке и забота об исполнении мер, устраняющих эту проблему.
  • Оценка основных возможных рисков (контроль соблюдения трудовых прав).
  • Подготовка документации к сдаче в архив.
  • Контроль соблюдения обязательных правил поведения, определенных ТК РФ и различными нормативными актами.
  • Составление и предоставление необходимой отчетности.
  • Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

    Кадровый учет: какие документы необходимы?

    В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

    • распорядительные (приказы личные и производственные);
    • подтверждающие трудовую деятельность;
    • информационно-расчетные;
    • внутренняя переписка;
    • журналы контроля и регистрации.

    Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
    ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

    Документы кадрового учета

    концепция о защите данных;

  • расписание штатное;
  • книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей плюс сами трудовые книжки;
  • график отпусков;
  • трудовые контракты, соглашения, договоры;
  • должностные инструкции (не регламентируются, но являются неотъемлемой частью трудовых отношений и обязательно составляются, если обязанности не прописаны в трудовом контракте);
  • приказы (прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска и т. п.);
  • заявления на отпуск без содержания;
  • личные карточки;
  • инструкции по охране труда;
  • журнал инструктажа;
  • договоры материальной ответственности;
  • табель учета РВ (рабочего времени).
  • Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

    • статьей или разделом Трудового кодекса;
    • постановлением Госкомстата;
    • Федеральным Законом и другими положениями.

    Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

    Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

    Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

    Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
    Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

    Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

    Автоматизация учета — 1С: преимущества работы с программой

    Вести кадровый учет, тем более в крупной компании — это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

    Ведение кадрового учета в 1С

    При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

    • показатель текучести кадров;
    • статистика по персоналу;
    • движение работников и т. п.

    Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

    Какие психологические тесты при приеме на работу могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

    Чтобы провести налоговый аудит, прочтите эту статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

    Тут вы найдете все рекомендации по оформлению мемориального ордера.

    Заключение

    Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-71
    (Москва)

    +7 (812) 425-60-36
    (Санкт-Петербург)

    8 (800) 350-84-13 доб 680
    Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
    • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
    • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
    • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
    • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

    Кадровый учет — это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

    Делопроизводство по кадрам включает в себя оформление, учет и хранение документации, связанной со всей трудовой деятельностью на предприятии.

    Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового зако­нодательства обезопасит лю­бую организацию от неблаго­приятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

    Законы о ведении кадрового учета

    Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.

    Читайте также:  Как передать посылку в сизо

    С учетом нового законодательства, с 2013 года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.

    Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций.

    Направление работы Правовая база
    Порядок составления документации по кадрам и ее ведение ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.9
    Подготовка к архивированию управленческих документов ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень документации, подлежащей сдаче в архив
    Оформление нетрудоспособности ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
    Сохранение персональных данных работников ФЗ «О персональных данных»
    Ведение воинского учета на предприятии ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», положение о воинском учете и Методические рекомендации, утвержденные Генштабом ВС РФ
    Начисление страховых взносов в ПФ ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

    Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.

    Документы для ведения кадрового учета

    Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

    В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

    Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

    Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:

    • документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
    • документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

    Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.

    Использование специальных онлайн-сервисов для сдачи отчетов в ПФР особенно полезно для крупных компаний, где работа бухгалтерского отдела и без регулярных бумажных проверок весьма интенсивна.

    Программа для проверки отчета в ПФ CheckPFR позволяет страхователю самостоятельно осуществлять предварительную проверку. Об этой и прочих программах для проверки отчетов ПФР читайте тут.

    С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:

    • коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
    • должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
    • положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
    • другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.

    Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.

    Как вести кадровый учет

    Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:

    • оформление личных дел и карточек;
    • ведение книг или журналов для учета документов;
    • создание кадровых дел и номенклатуры дел;
    • работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.

    Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:

    • книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
    • журнал для командировочных удостоверений;
    • журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).

    Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью.

    Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела.

    В кадровые дела всегда включают:

    • приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
    • приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
    • нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).

    Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела.

    Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.

    Кадровый учет без ошибок

    Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой.

    Проверку необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.

    Допустим, штатное расписание доработано, и в него внесены поправки, только позже, чем был заключен сам договор с работником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.

    При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании.

    Сдача отчетности через Интернет для ИП является самым простым, удобным, надежным и экономичным способом документооборота. Каждый документ заверяется специальной электронной подписью и имеет юридическую силу наряду с бумажным.

    Физическим лицам предоставляется право оформить свое предприятие в качестве индивидуального. Перечень документов для открытия ИП законодательством сведен к минимуму, и узнать его можно прочитав эту статью.

    Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета.

    В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.

    Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель.

    Прозрачный учет позволяет оперативно оформлять всю необходимую документацию. В конечном итоге учет и ведение кадров влияют на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

    Комментировать
    1 просмотров
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Это интересно
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    No Image Советы юриста
    0 комментариев
    Adblock detector