Раздел 3 рсв при увольнении

Когда и как передавать работникам копии персонифицированных отчетов, насколько это обязательно

Всем, кто работает у вас по трудовому или гражданско-правовому договору, нужно выдавать копии и индивидуальных сведений. И всегда было нужно! Спешим успокоить — несоблюдение этой обязанности не криминально.

Какие отчеты требуется выдавать работникам

Закон о персонифицированном учете обязывает выдавать работникам копии сведений о них, представляемых в составе отчето

• по форме В этом отчете персонифицированные сведения указывают в разделе 6, заполняемом отдельно на каждого работника. Поэтому его можно просто отксерокопировать для сотрудника;
• по форме Здесь сведения о сотрудниках идут одним списком. Поэтому просто снять с отчета копию, даже если он весь уместился на одном листе, нельзя. Ведь иначе вы разгласите персональные данные других сотрудников, а это запрещен А значит, вам нужно будет подготовить выписки из формы в которых в разделе 4 будет фигурировать информация лишь о том работнике, для которого вы готовите копию Ну а остальные данные будут такими же, как в поданном в ПФР отчете. Как правило, программы для подготовки отчетности в ПФР позволяют формировать по одному сотруднику.

Когда требуется выдавать копии отчетов работникам

Копии персонифицированной отчетности выдаются работникам не по их просьбе. В Законе выделены три безусловных основания выдачи этих документов каждому работник

• факт подачи сведений о работнике в ПФР в составе текущей отчетности;
• увольнение работника (прекращение договора ГПХ);
• оформление пенсии работником.

Давайте разберемся, как правильно выдавать копии персонифицированных сведений по каждому из этих оснований.

ОСНОВАНИЕ 1. В составе текущей отчетности в ПФР поданы сведения о работнике

Работникам нужно передавать копии отчетов в срок, предусмотренный для представления отчета в

Получается, что копию раздела 6 отчета нужно выдавать ежеквартальн

• отчет подан на бумаге — не позднее числа второго месяца, следующего за отчетным периодом;
• отчет подан в электронном виде — не позднее числа второго месяца, следующего за отчетным периодом.

А выписку из работникам следует передавать ежемесячно — не позднее числа месяца, следующего за отчетны

Вместе с тем в Инструкции по ведению персонифицированного учета сказано, что организация должна выдавать работникам копии поданных в отношении них сведений в недельный срок с даты их приема А если в поданных формах будут обнаружены ошибки, то после подачи исправленных сведений их копию также нужно будет выдать работник

Очевидно, что выдавать работникам копии поданных в отделение ПФР, но еще не принятых отчетов нет никакого смысла. Поэтому ориентироваться, пожалуй, стоит именно на срок, указанный в Инструкции.

Подтверждать факт выдачи работникам копий текущей персонифицированной отчетности не требуется.

ОСНОВАНИЕ 2. Увольнение работника (прекращение договора ГПХ)

В такой ситуации работнику нужно передать копии отчетов в день увольнения (прекращения договора). Об отчетах за какой период идет речь, Закон о персонифицированном учете не уточняет. А вот в Инструкции по ведению персонифицированного учета, в свою очередь, разъясняется, что вам нужно выдать бывшему работнику копии отчетов, которые вы позднее представите в

То есть вам нужно выдать работнику:

• выписку из отчета за последний месяц работы;
• копию раздела 6 за отчетный период, в котором работник уволился (был прекращен ГПД). В этом разделе будут указаны сведения о начислениях, взносах и стаже сотрудника с начала текущего года по дату увольнения (прекращения ГПД).

Все, что не выдали, выдаем при увольнении

Но, как правило, копии текущей отчетности работники на руки все-таки не получают: сами они их не просят, а работодатель «насильно» не вручает. Нужно ли выдавать все неполученные копии при увольнении? Вот что думают на этот счет специалисты ПФР.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Период, за который работодатель должен передать увольняющемуся сотруднику копии представленных отчетов, Законом о персонифицированном учете не установлен. Если бухгалтерия не ведет контроль за выдачей копий отчетов сотрудникам, то будет правильным в день увольнения передать работнику под роспись копии отчетов (или выписки из них) за все периоды, отработанные в организации. Нужно также отметить, что работник может самостоятельно контролировать представление отчетности страхователем, например через сервис «Личный кабинет гражданина» на сайте ПФР или через портал госуслуг

То есть вы можете, но не обязаны передавать работнику при увольнении копии всех ранее не выданных отчетов. Если вы все-таки решили их выдать, подготовьте для сотрудника:

• выписки из отчетов за все месяцы его работы у вас начиная, конечно же, с апреля 2016 г. — месяца, с которого была введена эта форма отчетност
• копии всех предыдущих индивидуальных сведений, поданных с момента начала работы, по действовавшим на тот момент формам. Например, если уволившийся сотрудник работал у вас в 2013 г., то ему нужно отдать копии индивидуальных сведений, представленных за этот год, по форме

Расписка

От увольняющегося сотрудника (работника, договор ГПХ с которым прекращен) нужно получить письменное подтверждение того, что копии отчетов со сведениями о себе он получи Сделать это можно разными способами.

ВАРИАНТ 1. Работник может расписаться на ваших экземплярах формы и раздела 6 расчета

Копию на руки получил

ВАРИАНТ 2. Можно оформить подтверждение о получении копий персонифицированной отчетности отдельным документом. Вы можете заготовить для этих целей специальную «рыбу». Например, с таким текстом.

Директору ООО «Лютик»
Соколову А.С.

Подтверждение

Я, Голубев Евгений Петрович ф. и. о. , подтверждаю, что 30.09.2016 дата получения документов в связи с увольнением/ прекращением договора ГПХ ненужное зачеркнуть получил:

1. Выписку из отчета по форме за сентябрь 2016 года отчетный месяц на 1 листе.

2. Копию раздела 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» формы ПФР за 9 месяцев 2016 года отчетный период на 2 листах.

Если ежемесячно (ежеквартально) работник не получал копии сведений, поданных о нем в ПФР, и вы выдаете их при увольнении, то можете дополнить расписку таким текстом.

Также мною получены копии сведений обо мне, поданных в ПФР в составе отчетности за период работы с по

1. Выписка из отчета по форме на

2. Копии раздела 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» формы ПФР — на

3. Копия формы на

Вложите расписку в личное дело бывшего работника (приложите к вашему экземпляру договора ГПХ).

ВАРИАНТ 3. Заведите журнал учета выдачи копий персонифицированной отчетности. В таком журнале есть смысл, если у вас большая текучка кадров, много непродолжительных договоров ГПХ. Оформить его можно, например, так.

Журнал учета выдачи копий персонифицированной отчетности уволенным работникам (работникам, с которыми прекращен договор ГПХ)

№	Ф. и. о. работника	Номер и дата трудового (гражданско-правового) договора	Дата увольнения (прекращения договора ГПХ)	Количество полученных копий персонифицированной отчетности		Расписка в получении
				Форма (выписка из отчета)	Раздел 6 формы ПФР
1	2	3	4	5	6	7
.
5	Голубев Евгений Петрович	№ 75 от 01.12.2013	30.09.2016	1 шт. (на 1 листе)	1 шт. (на 2 листах)

Если же в вашей компании работники увольняются редко, то проще выбрать один из двух предыдущих вариантов.

ОСНОВАНИЕ 3. Оформление пенсии работником

В Законе о персонифицированном учете сказано, что работнику, обратившемуся в ПФР за назначением пенсии, копии сведений, подаваемых в ПФР, нужно выдать в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления о выходе на пенси Однако работники, которые оформляют пенсию, обращаются к работодателю с другим заявлением — о представлении отчетности в

К тому же на основании этого заявления в ПФР подается форма Представление в межотчетный период форм и на обратившихся в ПФР за назначением пенсии не предусмотрено. Однако по смыслу в Законе речь идет именно о выдаче копий персонифицированных сведений из отчетов и Поэтому с вопросом о том, что и когда нужно выдать будущему пенсионеру, мы обратились к специалисту ПФР.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Работодатель не может узнать о том, что сотрудник обратился за назначением пенсии, до того, как последний уведомит его об этом. Поэтому срок, отведенный на выдачу копий персонифицированных сведений, нужно отсчитывать с даты уведомления работодателя сотрудником.
Период, за который необходимо представить копии сведений работнику, оформляющему пенсию, в Законе о персонифицированном учете не определен. Но нет в нем и требования повторного или дополнительного представления копий отчетов. Поэтому выдать необходимо копии сведений, которые ранее не предоставлялись будущему пенсионеру. Копии еще не поданных отчетов за период, на который приходится дата назначения пенсии, выдавать не нужно.
Работнику предоставляются копии всех сведений, относящихся к персонифицированному учету. Если работодатель подал форму за межрасчетный период, то и ее копию нужно будет выдать работнику, оформляющему пенси

ПРЫГОВА Ольга Игоревна
ПФР

Можно ли не выдавать копии персонифицированной отчетности работникам

А теперь переходим к самому интересному. Наверняка найдется немало компаний, которые не выдают копии персонифицированной отчетности при увольнении работникам, если последние об этом не просили. Тех же, кто не делает это ежемесячно (ежеквартально), еще больше.

А ведь эта обязанность в части текущих отчетов и в части отчетов, выдаваемых работникам, которые оформляют пенсию, была прописана в Законе о персонифицированном учете изначальн А в части выдачи копий отчетов уволенным работникам — начиная с Просто многие о ней вдруг вспомнили (или узнали) только сейчас, с введением отчета И задались вопросом: столько лет не выдавали — и ничего, так нужно ли начинать сейчас?

Заметим, что и сотрудники зачастую вовсе не горят желанием получать всю эту «макулатуру». Так как совершенно не понимают, зачем им это нужно. В принципе, все эти копии носят исключительно информационный характер.

В предоставлении копий разделов 6 формы хоть какой-то смысл есть. Ведь ПФР больше не рассылает ежегодно «письма счастья» с информацией о сумме взносов, а в этих индивидуальных сведениях она есть. А вот выписка из лишь подтвердит, что в таком-то месяце (причем без уточнения сроков) между организацией и работником действовал договор.

За невыдачу копий персонифицированной отчетности никакая ответственность пенсионным законодательством не установлена.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Сведения о стаже и взносах каждый застрахованный может узнать:

• через сервис «Личный кабинет гражданина» на
• на
• через клиентскую службу ПФР;
• через банк, клиентом которого он является.

Что касается ответственности административной, то работодателя можно привлечь за нарушение как норм самого Трудового кодекса, так и норм трудового права, содержащихся в других НПА. Но можно ли рассматривать невыдачу страхователем копий персонифицированной отчетности застрахованным как нарушение норм трудового права?

На первый взгляд — нет. Однако некоторые специалисты считают иначе: если застрахованный работает по трудовому договору, то обязанность работодателя выдавать копии персонифицированной отчетности — это норма трудового права. Что решит трудинспекция, если она вдруг придет к вам на проверку, можно только гадать. Но заметим, что подобная судебная практика нам не известна.

Самим Трудовым кодексом, кстати, также предусмотрена выдача документов, связанных с работой сотрудника (в частности, о суммах начисленных взносов и стаже), — но лишь по его просьбе! Сделать это нужно в следующие сроки:

• в трехдневный срок со дня получения заявления об их предоставлени
• в день увольнени

Вывод

Выдавать копии персонифицированной отчетности или нет — решать вам. Возможно, стоит сопоставить свои трудозатраты и «потребительскую ценность» этих копий для работников. А также прикинуть реальность привлечения к ответственности за несоблюдение норм трудового права. Ведь известно, что на проверки трудинспекции ходят нечасто. И в основном по жалобам. А срок давности привлечения к ответственности за трудовое нарушение — всего 1 год со дня его совершени

Одно очевидно — бегать за каждым сотрудником, чтобы вручить ему копию текущей ежемесячной (ежеквартальной) отчетности, не нужно. Пропишите, скажем, в правилах внутреннего трудового распорядка или ином ЛНА, что в такие-то дни месяца работники могут забрать в бухгалтерии копии отчетов. Кто захочет — придет, и отчет ему будет выдан.

Что касается увольняющихся работников, то в общем-то для вас не составит особого труда выдать под расписку копии лишь последней, еще не поданной в ПФР отчетности. Копии же всех прочих отчетов, прежде не «забранные» в бухгалтерии, выдавайте, если уволенный вас об этом прямо попросил. Ведь игнорирование просьбы однозначно будет нарушением норм трудового законодательства. И для организаций, например, штраф в этом случае может составить

Кстати, со следующего года с организаций снимут обязанность одновременно с подачей персонифицированной отчетности в ПФР предоставлять ее копии работникам. Выдавать их нужно будет лишь по просьбе работника в срок не позднее 5 календарных дней со дня его обращения к вам. А вот обязанность предоставлять копии отчетов в день увольнения сотрудника (прекращения договора ГПХ) сохранится. Правда, брать расписку у работника об их получении уже не потребуетс

Для отражения информации по персонифицированному учету в РСВ предназначен Раздел 3. Как именно его формировать и на какие моменты обращать особое внимание? Расскажем подробнее в нашей статье.

Для чего нужен Раздел 3 расчета по страховым взносам

Расчет по страховым взносам регламентирован Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 г. № ММВ-7-11/551@. Он включает в себя помимо других разделов и Раздел 3, предназначенный для отражения информации по персонифицированному учету по всем застрахованным лицам.

Расчет по страховым взносам подается за каждый квартал, соответственно, в Разделе 3 необходимо отражать информацию по физическим лицам, с которыми заключены гражданско-правовые или трудовые договоры на этот период. При этом факт выплаты вознаграждения за трудовую деятельность не играет никакой роли: была ли или нет выдача денежных средств — людей все равно нужно включать в Раздел 3.

В каких случаях нужно заполнять Раздел 3 РСВ

Раздел 3 заполняется в таких случаях:

• при выполнении взаиморасчетов с сотрудниками по трудовым либо гражданско-правовым договорам;
• при нахождении работников в отпусках без сохранения зарплаты;
• при уходе сотрудницы в декретный отпуск, причем по такому работнику не заполняется подраздел 3.2 о начисленных выплатах;
• при включении в штат организации единственного сотрудника — директора, являющегося учредителем компании;
• при осуществлении расчетов с уволенными сотрудниками в отчетном квартале.

При представлении в налоговую инспекцию расчета по страховым взносам без Раздела 3 сотрудники контролирующих органов считают, что РСВ сформирован в неполном объеме. На основании этого момента они откажут в приеме расчета по страховым взносам.

Формирование Раздела 3 РСВ

Правила формирования Раздела 3 закреплены в Порядке заполнения РСВ, регламентированного Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 г. № ММВ-7-11/551@. Кроме того, некоторые рекомендации содержатся в Письме ФНС от 17.03.2017 г. № БС-4-11/4859.

Конкретные правила заполнения Раздела 3 заключаются в следующих моментах:

• вносить сведения необходимо по каждому застрахованному физическому лицу отдельно;
• в верхней части заполняются начальные сведения, связанные с корректирующим номером (при уточнении данных), периодом РСВ, номером и датой расчета;
• в Подразделе 3.1 включаются сведения персонифицированного учета, в том числе ФИО, ИНН, СНИЛС, гражданство, дата рождения, номер документа личности, кодировка признака в системе страхования;
• в Подразделе 3.2.1 указываются выплаты физическим лицам в отчетном периоде (при наличии таких начислений). К примеру, по декретнице данный подраздел заполнять не нужно;
• в Подразделе 3.2.2 указываются сведения, касающиеся расчета страховых взносов по ОПС по доптарифам.

При представлении нулевого Раздела 3 в графах, предназначенных для отражения денежных показателей, необходимо поставить нули, а в остальных строках — прочерки. При выплате пособий их суммы отражаются по строке 210 Подраздела 3.2.

Пример заполнения Раздела 3

Пример заполнения Раздела 3 выглядит следующим образом. В него включены 2 подраздела: на первом из них отражаются персональные данные сотрудников, а на втором — величина выплат и страхвзносов.

Подраздел 3.1 (вместе с основными сведениями по сотруднику)

В подразделе необходимо заполнить такие строки:

• 010 — номер корректировки (прочерк, если сдается первоначальный РСВ, 1, 2 и т.д. — при сдаче корректировочных сведений);
• 020 — кодировка расчетного периода;
• 030 — указывается год, за который сдаются сведения;
• 040 — порядковый номер физического лица (табельный номер или порядковый номер);
• 050 — дата сдачи РСВ;
• 060-150 — персональные сведения по физическому лицу;
• 160-180 — кодировка в системе страхования человека.

Пример заполнения данных сведений представлен ниже:

Подраздел 3.2 (3.2.1 — строки 190-250 и 3.2.2 — строки 260-300)

В подразделе нужно заполнить следующие строки в части вознаграждения и страховых взносов:

• 190 — месяц;
• 200 — код застрахованного лица;
• 210 — размер выплат;
• 220 — база для расчета страхвзносов;
• 230 — в т.ч. по договорам ГПХ;
• 240 — размер рассчитанных страхвзносов;
• 250 — всего за 3 месяца (выплат и страхвзносов);
• 260 — месяц (по доптарифу);
• 270 — код тарифа (по доптарифу);
• 280 — размер выплат;
• 290 — размер исчисленных страхвзносов (по доптарифу);
• 300 — всего за 3 месяца (вознаграждения и страхвзносов) по доптарифу.

Пример заполнения данной информации представлен ниже:

Иногда в программе 1С сведения в Разделе 3 формируются некорректно по сотрудникам, которые в отчетном квартале находились в отпуске без сохранения зарплаты. В такой ситуации по графам, предназначенным для отражения выплат и базы для расчета страхвзносов, программа отставляет пустые ячейки. Для исправления ситуации необходимо вручную проставить нули, и тогда отчетность можно отправлять в ИФНС.

Отражение сведений по уволенным сотрудникам

В Разделе 3 необходимо отражать сведения не только на работающих, но и на уволенных в отчетном периоде сотрудников (согласно Письму ФНС от 17.03.2017 г. № БС-4-11/4859). Кроме того, в некоторых ситуациях в расчет необходимо включать информацию по работнику, даже если он был уволен в предыдущем квартале. К примеру, если сотрудник уволен в декабре, а в январе ему начислена премия по итогам прошедшего года, информацию нужно включить в РСВ за 1 квартал следующего года.

В качестве признака застрахованного лица необходимо ставить 1, а кодировки застрахованного лица — НР.

О полном заполнении расчета по страховым взносам читайте в статье: «Расчет по страховым взносам (пример заполнения)«.

В видео-материале представлена информация об особенностях заполнения РСВ в 2018 году:

Сколько форм СЗВ-М выдать увольняемому сотруднику? Нужно ли выдавать при увольнении СЗВ-СТАЖ? Как выдать раздел 3 расчета по взносам за полугодие, если расчет еще не заполняли? Обязательно ли выдавать справку 2-НДФЛ.

С 2017 года стало больше документов, которые надо выдавать увольняемым работникам. Например, добавилась новая форма СЗВ-СТАЖ. Кроме того, законодатели обновили форму справки о заработке, заменили отчет РСВ-1 расчетом по взносам. Мы поможем вам не запутаться в этих документах. Ведь одни документы вы обязаны выдать работнику по закону, другие — если сотрудник обратился к вам с письменным заявлением.

ТАБЛИЦА 1. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫДАТЬ РАБОТНИКУ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

Справка о сумме заработка

• в раздел 2 — период с 01.01.2016 по день увольнения в 2018 году;
• раздел 3 — суммы зарплаты и других выплат, на которые вы начисляли взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за этот период;
• раздел 4 — количество календарных дней временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Сведения персонифицированного учета: что выдать работнику на руки

За какие периоды и по какой форме выдать работнику сведения персучета, смотрите в табл. 2 ниже.

ТАБЛИЦА 2. ДОКУМЕНТЫ ПЕРСУЧЕТА ДЛЯ УВОЛЬНЯЕМЫХ РАБОТНИКОВ В 2017 ГОДУ

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНО ВЫДАТЬ ПО ЗАЯВЛЕНИЮ РАБОТНИКА

• справку 2-НДФЛ;
• справку о среднем заработке для службы занятости по форме из письма Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копию приказа о переводе на другую работу.

Штраф за невыдачу документов при увольнении

Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь чтобы не пропустить изменения в работе: